Comment choisir une assistante virtuelle pour remplacer votre assistante pendant ses congés ?
- Lucie DUBARRY
- 19 juin
- 4 min de lecture
Vous redoutez déjà le départ en vacances de votre assistante ? Et si vous pouviez confier ses missions à une professionnelle fiable pour assurer la continuité de votre activité cet été ?
De plus en plus d'entrepreneurs se posent cette question : comment assurer la gestion quotidienne de l'entreprise quand leur assistante est en congé ? Une des solutions possibles est de faire appel à une assistante virtuelle. Mais comment trouver la bonne personne pour prendre le relais, quelqu'un de fiable, compétent et qui comprendra rapidement vos besoins spécifiques ?
On vous partage tous nos conseils pour vous aider à trouver l'assistante virtuelle idéale, qui permettre d’être serein pendant les vacances de votre assistante.
Au programme de cet article :
Définissez vos besoins pour la période de remplacement
Évaluez les candidatures : les critères clés pour un relais efficace
L'entretien de sélection : posez les bonnes questions
1. Définissez vos besoins pour la période de remplacement
Avant de chercher un remplacement, listez précisément les tâches à déléguer à une assistante virtuelle. Des attentes claires garantissent une transition fluide et le bon profil.
1️⃣ Faites une liste des tâches que votre assistante gère habituellement et qui doivent être maintenues
Par exemple :
⤷ Gérer votre agenda
⤷ Répondre aux emails
⤷ Gérer le service client
⤷ S'occuper des factures
⤷ etc.
Plus votre liste est détaillée, plus ça sera facile pour l'assistante virtuelle de prendre le relais.
📌 Vous pouvez vous aider de la matrice Eisenhower pour prioriser ce qui est urgent et important pour la période de son absence.
2️⃣ Identifiez les compétences requises pour prendre le relais
Pour chaque tâche, quelles compétences spécifiques sont nécessaires ?
⤷ Savoir gérer un agenda complexe ?
⤷ Des compétences rédactionnelles (pour les emails clients) ?
⤷ Des compétences en pré-comptabilité (pour le suivi des paiements) ?
⤷ La maîtrise d'un logiciel en particulier (CRM, outil de gestion de projet, suite bureautique, outil de facturation) ?
3️⃣ Définissez le volume de travail estimé pour le remplacement
Vous avez besoin :
⤷ D'un soutien à temps partiel pour les urgences ?
⤷ De quelques heures par semaine pour assurer le minimum ?
⤷ D'une aide ponctuelle pour un projet que votre assistante gérait ?
Cela influencera le type de contrat et le tarif.
4️⃣ Précisez votre budget
Fixez une fourchette budgétaire dédié à ce besoin ponctuel. Cela vous aidera à filtrer les candidatures dès le début.
2. Évaluez les candidatures : les critères clés pour un relais efficace
Une fois que vous avez une liste de candidatures potentielles pour prendre le relais de votre assistante, il est temps de les évaluer sur des critères clés pour assurer une transition efficace.
L'expérience et les compétences
Vérifiez leur CV ou leur profil en ligne.
→ Ont-elles des formations adaptées à vos besoins ?
→ Maîtrisent-elles les outils que votre assistante utilise ?
→ Ont-elles déjà travaillé sur des missions similaires aux vôtres notamment en contexte de remplacement ?
Les références et témoignages
Si possible, demandez des références ou consultez les avis clients sur leurs profils ou sites web. Cela vous donnera une idée de la qualité de leur travail et de leur capacité à s'adapter rapidement pour un remplacement.
La communication et la réactivité
Observez la rapidité et la clarté de leurs réponses lors de vos premiers échanges. Une bonne communication est un signe de fiabilité.
L'organisation
Demandez-leur comment elles gèrent leurs tâches, leurs plannings et comment elles s'organisent pour respecter les délais, surtout lors d’une prise en main ponctuelle.
La confidentialité et la sécurité
Les informations que vous partagerez sont souvent sensibles. Assurez-vous que l'assistante virtuelle a des pratiques de sécurité en ligne solides et qu'elle respecte la confidentialité.
3. L'entretien de sélection : posez les bonnes questions
L'entretien est l'occasion unique de valider votre choix et de sentir si le courant passe. Au-delà des compétences affichées sur le CV, c'est le moment de comprendre comment l'assistante virtuelle s'intégrera rapidement à votre écosystème, notamment pour un remplacement ponctuel.
Voici des catégories de questions clés pour vous guider :
Questions sur l'expérience et l'approche des missions de remplacement
Ces questions visent à évaluer la manière dont elle aborde les tâches concrètes de votre quotidien, spécifiquement pour prendre le relais de votre assistante.
→ "Quels sont les logiciels ou outils que vous utilisez le plus fréquemment pour [type de tâche gérée par votre assistante] ?”
→ "Comment assurez-vous la confidentialité et la sécurité des informations de vos clients ?"
→ "Comment vous adaptez-vous à de nouveaux processus ou systèmes d'organisation ?”
Questions sur l'organisation et la communication
Ces questions cernent sa méthode de travail et sa capacité à interagir efficacement avec vous.
→ "Comment réagissez-vous face à un imprévu ou un changement soudain de priorité ?"
→ "Comment gérez-vous votre emploi du temps et vos priorités lorsque vous devez prendre en charge les missions d'une autre personne ?"
Questions comportementales et d'intégration
Ces questions permettent d'évaluer sa personnalité, sa proactivité et sa capacité à s'adapter à votre culture d'entreprise, même à distance.
→ "Comment abordez-vous les feedbacks (positifs ou négatifs) constructifs sur votre travail ?"
→ "Comment vous assurez-vous de bien comprendre les besoins implicites d'un client et de vous aligner avec sa façon de travailler ?"
📌 Conseil : N'hésitez pas à proposer une tâche test. C'est le moyen le plus efficace pour évaluer concrètement ses compétences, sa rapidité d'exécution, sa compréhension des consignes et sa façon de travailler avant de lui confier les missions de votre assistante. Choisissez une tâche simple mais représentative de ce que gère votre assistante au quotidien.
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, toute cette sélection est gérée par nos soins, on vous propose d’office la meilleure assistante pour gérer vos missions. On prend en charge votre gestion administrative notamment lorsque votre assistante est en congés :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n'aurez pas le temps ou l'envie de gérer en son absence.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !
