L'assistante virtuelle : la solution pour gérer mes pics d'activité sans embaucher ?
- Lucie DUBARRY
- il y a 6 jours
- 4 min de lecture
Votre entreprise connaît un pic d’activité ? Les projets s'accumulent, les demandes clients augmentent ? C'est une excellente nouvelle pour votre croissance !
Mais comment gérer cette charge de travail supplémentaire sans surcharger vos équipes, surtout quand votre assistante est en congés ?
Plutôt que de recruter un nouveau collaborateur en CDD ou surcharger vos équipes pour un besoin temporaire, avez-vous pensé à l’externalisation ?
On vous explique tout 👇🏻
Au programme de cet article :
Pourquoi les pics d'activité posent problème en l'absence de votre assistante ?
L'assistante virtuelle : une solution flexible
Quelles tâches confier à une assistante virtuelle ?
Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
1. Pourquoi les pics d'activité posent problème en l'absence de votre assistante ?
Un pic d'activité met la pression sur vos équipes. Elle est décuplée lorsque la personne en charge de votre organisation administrative est absente :
Surcharge des équipes restantes
L'absence de votre assistante reporte une partie de ses tâches sur les autres ou sur vous-même. Cela mène rapidement au stress, à la fatigue et à une baisse de productivité globale.
Perte d'opportunités
Débordé(e) par les tâches administratives, vous risquez de rater des appels clients importants, de retarder des livraisons ou de ne pas pouvoir saisir de nouvelles opportunités faute de temps.
Coûts cachés et inflexibilité
Embaucher un CDD pour une période définie, c'est s'engager sur des coûts (salaires, charges, formalités d'embauche/départ) qui peuvent s'avérer disproportionnés pour un besoin temporaire.
2. L'assistante virtuelle : une solution flexible
Faire appel à une assistante virtuelle pendant vos pics d'activité, c'est choisir une solution flexible et immédiate, parfaitement adaptée aux contraintes liées à l'absence de votre assistante.
Disponibilité immédiate
Pas de processus de recrutement interminable. L'assistante virtuelle est prête à prendre en charge vos tâches administratives rapidement, sans préavis de plusieurs semaines.
Flexibilité sur mesure
Vous ne payez que pour les heures ou les missions réellement effectuées. Que vous ayez besoin de 5 heures par semaine pour désengorger votre boîte mail, ou de 20 heures sur une période intense pour préparer vos devis, l'assistante virtuelle s'adapte à vos besoins réels et fluctuants.
Expertise clés en main
Les assistantes virtuelles sont des professionnelles polyvalentes et souvent spécialisées (administratif, commercial, gestion de projet...). Elles apportent leur savoir-faire immédiatement, sans nécessiter de formation de votre part.
Zéro formalités d'embauche
L'assistante virtuelle est un prestataire externe. Pas de contrats de travail complexes à gérer. Un simple contrat de prestation de services suffit.
3. Quelles tâches confier à une assistante virtuelle ?
L'éventail des tâches que vous pouvez déléguer est vaste et a pour but de vous libérer du temps, surtout en l'absence de votre assistante :
Gestion administrative
Tri d'e-mails, gestion d'agenda et de rendez-vous, saisie de données, classement de documents importants, etc…
Support commercial
Relances clients, préparation de devis/factures, mise à jour de votre CRM, etc…
Gestion de projet
Suivi de l'avancement des tâches, coordination avec les équipes à distance, reporting, etc…
Pré-comptabilité
Saisie des dépenses, classement des justificatifs, préparation des éléments pour votre expert-comptable, etc…
L'objectif est de lui confier toutes les tâches chronophages qui freinent votre productivité vous libérant ainsi du temps et pour vous concentrer sur votre cœur de métier et la stratégie.
5. Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
Engager une assistante virtuelle est un processus simple et rapide, conçu pour vous offrir une solution immédiate à vos besoins, en particulier pendant les périodes de congés de vos salariés.
1️⃣ Réservez un rendez-vous en ligne
Lors de ce rendez-vous, nous échangerons sur vos objectifs et les défis spécifiques que l'absence de votre assistante vous pose. C'est l'opportunité idéale pour nous de comprendre précisément ce dont vous avez besoin de déléguer et de vous proposer une solution adaptée à cette période spécifique.
2️⃣ Choisissez la formule qui vous correspond
Que vous ayez besoin d'un support intensif ou juste de quelques heures par semaine pour assurer le strict minimum, nous avons des formules flexibles :
3️⃣ Un(e) assistant(e) dédié(e)
Une assistante dédiée à votre dossier sera désigné(e) pour vous accompagner.
4️⃣ Onboarding
Nous planifions un onboarding pour récolter tous les accès nécessaires (logiciels, processus, etc.) et comprendre les habitudes de travail de votre assistante.
5️⃣ Planification du créneau d’intervention
Nous travaillons en asynchrone, en respectant vos échéances, mais, nous pouvons adapter la planification si un créneau précis est nécessaire à votre fonctionnement. L'objectif est de s'aligner sur vos besoins.
6️⃣ Préparation du suivi
On met en place un gestionnaire des tâches + un rapport hebdomadaire pour suivre l'avancement des missions effectuées en l’absence de votre assistante.
Pour la communication :
Vous utilisez le mode de communication qui vous convient le mieux : appel, WhatsApp, mail ou visio…
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative notamment lorsque votre assistante est en congés :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n'aurez pas le temps ou l'envie de gérer en son absence.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !
