Quelles tâches confier à une assistante virtuelle ?
- Lucie DUBARRY
- 22 mai
- 5 min de lecture
Vous passez trop de temps sur des tâches qui vous empêchent de vous concentrer sur votre coeur de métier ? Vous voulez simplifier votre travail et être plus efficace ? Une solution existe : l'assistance virtuelle.
Beaucoup d'entrepreneurs choisissent cette option pour se faire aider à distance.
Mais la question qui revient souvent : quelles tâches peut-on confier à une assistante virtuelle ? On vous a listé quelques tâches dans l’article ci-dessous :
Au programme de cet article :
Dites adieu à la paperasse : les tâches administratives
Déléguez vos tâches de recrutement
Développez votre activité commerciale : les tâches dédiées
Optimisez la gestion de vos équipes : les tâches RH
Allégez votre quotidien personnel : l’assistance personnelle
Les tâches plus spécifiques
1. Dites adieu à la paperasse : les tâches administratives
Les tâches administratives sont indispensables pour faire fonctionner votre entreprise. Mais, elles vous prennent beaucoup de temps et peuvent vous empêcher de vous concentrer sur vos missions principales. C'est là qu'une assistante virtuelle peut vous aider : elle prend en charge ces tâches importantes pour que votre travail soit mieux organisé et plus efficace. Voici quelques exemples de tâches administratives que vous pouvez lui déléguer :
→ Le rapprochement bancaire
L'assistante virtuelle vérifie toutes les opérations bancaires (rentrées et sorties d'argent) et compare les relevés avec la comptabilité de l'entreprise. Elle s'assure qu'il n'y a pas d'erreurs comme des oublis, des frais manquants ou des erreurs de saisie.
→ La gestion des notes de frais
Tout le processus est géré : réception et vérification des justificatifs, saisie des informations, classement des documents et préparation des remboursements. Cela permet d'éviter les erreurs, de gagner du temps et surtout d'assurer un suivi rigoureux des dépenses de l'entreprise.
→ La liaison avec l’expert comptable
Votre assistante s'occupe d'envoyer tous les documents importants (comme les factures et relevés bancaires) à votre expert-comptable. Elle répond aux questions et veille à ce que les délais fiscaux soient respectés.
2. Déléguez vos tâches de recrutement
En plus des tâches administratives, une assistante virtuelle peut aussi vous accompagner dans le recrutement. Cette activité est souvent longue et demande beaucoup d'organisation. Elle peut vous aider pour :
→ Trier les CV
Le premier tri des CV s'effectue selon les critères essentiels définis pour le poste (formation, expérience, compétences clés). Cette étape permet de présélectionner les profils les plus pertinents et de vous présenter une liste de candidats qualifiés pour une évaluation plus approfondie.
→ Planifier les entretiens
Cette mission inclut la planification des entretiens (téléphoniques ou physiques), la coordination des agendas, l'envoi des invitations aux candidats avec les informations pratiques (date, heure, lieu, interlocuteur) et la gestion des éventuels reports ou confirmations, assurant une expérience candidat fluide et professionnelle.
→ Envoyer les réponses positives / négatives
L'assistante virtuelle peut se charger de rédiger et d'envoyer les emails de réponse aux candidats, qu'il s'agisse d'une invitation à un entretien ou d'un retour négatif. Elle peut personnaliser ces messages et s'assurer que chaque candidat reçoit une réponse dans les délais appropriés.
3. Boostez votre développement commercial : les tâches commerciales
Une assistante virtuelle peut aussi vous aider avec vos activités commerciales, vous pouvez lui confier diverses missions comme :
→ Relancer les factures impayées
L'assistante virtuelle s'occupe de récupérer les paiements en retard. Elle envoie des rappels aux clients par email ou téléphone, surveille les dates de paiement et note chaque action effectuée dans un suivi.
→ Traiter les réclamations
La gestion des réclamations clients est prise en charge dès leur arrivée. Chaque demande est enregistrée, les premiers éléments de réponse sont donnés aux clients, puis les réclamations sont transmises aux personnes compétentes dans l'entreprise.
→ Rechercher des informations sur des prospects
Cette mission consiste à effectuer des recherches en ligne, identifier des contacts clés, recueillir des informations sur l'entreprise (activité, taille, actualités) et préparer des fiches de prospects pour votre équipe commerciale. Cette recherche préliminaire permet à vos commerciaux de cibler leurs efforts de manière plus efficace.
4. Optimisez la gestion de vos équipes : les tâches RH
Une assistante virtuelle peut aussi vous aider avec les ressources humaines, en gérant par exemple :
→ La récolte des éléments de paie
L'assistante virtuelle s'occupe de rassembler toutes les informations nécessaires pour la paie : les heures travaillées, les notes de frais, les primes et les absences de chaque employé. Elle vérifie que toutes ces informations sont correctes, puis les envoie au service qui s'occupe des salaires.
→ Le suivi des congés
La gestion des congés implique la réception et l'enregistrement des demandes, la mise à jour des plannings d'absence, le suivi des soldes de congés payés et RTT et la communication des informations pertinentes aux managers et aux employés.
→ L’enregistrement de données individuelles du personnel
Cette tâche consiste à enregistrer et mettre à jour les données du personnel dans les systèmes d'information RH ou dans des fichiers dédiés.
5. Allégez votre quotidien personnel : l’assistance personnelle
Une assistante virtuelle peut aussi vous accompagner pour vos tâches plus personnelles comme :
→ Planifier des rendez-vous personnels
Elle peut trouver les créneaux disponibles, vous envoyer des rappels et veiller à ce que votre planning soit bien organisé. Que ce soit pour la prise de vos rendez-vous : médecin, coiffeur, garagiste et autres services ou pour vos activités de loisirs et vos événements familiaux.
→ Faire des achats en ligne
Que ce soit pour des fournitures personnelles, des cadeaux, des courses, ou la recherche de produits spécifiques, une assistante virtuelle peut effectuer ces achats pour vous, en respectant votre demande et votre budget. Elle compare les prix, vérifie les avis et s'assure de la bonne réception des commandes.
→ Réserver un logement / restaurant
Si vous avez besoin de réserver un hôtel, un appartement, ou une table dans un restaurant, votre assistante virtuelle peut effectuer les recherches, comparer les options, vérifier les disponibilités et effectuer les réservations selon vos préférences. Elle peut également gérer les confirmations et les éventuelles modifications.
6. Les tâches plus spécifiques
Une assistante virtuelle peut faire bien plus que les tâches déjà mentionnées. Elle peut s'adapter à vos besoins spécifiques et mettre ses compétences à votre service pour d'autres missions particulières comme :
→ Commander des fournitures de bureau
Il est possible de confier l'ensemble du processus de commande à une assistante : évaluation des besoins, recherche de fournisseurs, comparaison des prix, passation des commandes en ligne ou par téléphone et suivi des livraisons.
→ Créer une présentation
À partir de votre contenu et de vos instructions, elle peut créer vos présentations : mise en page, ajout d'images, création de graphiques et harmonisation visuelle. Cela vous permet de vous concentrer uniquement sur votre message et votre présentation orale.
→ Envoyer un courrier recommandé
Cette démarche peut être entièrement gérée par votre assistante virtuelle : rédaction du courrier (si nécessaire), impression, mise sous pli, envoi au bureau de poste, remplissage des formulaires et suivi de l'accusé de réception.
En résumé, une assistante virtuelle peut vous aider de nombreuses façons différentes. En lui confiant ces tâches, vous libérez du temps précieux pour vous concentrer sur l'essentiel : faire grandir votre entreprise.
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n’avez pas le temps ou l’envie de gérer.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !
