Une assistante administrative joue un rôle clé dans la bonne gestion de votre comptabilité, notamment lors de la préparation de votre bilan comptable.
Le bilan est souvent perçu comme un document de plus à remplir, mais en réalité, il représente bien plus que ça !
Dans cet article, on vous explique tout ce que vous devez savoir pour bien comprendre cet aspect clé de la gestion d’entreprise.
Véritable reflet de la santé financière de votre entreprise, il permet de mesurer sa solvabilité, sa rentabilité et sa liquidité.
Comprendre son importance et son fonctionnement peut vous aider à prendre des décisions éclairées pour le développement de votre activité.
Trêve de blabla, on vous explique tout ça :
Au programme de cet article :
Le bilan comptable expliqué par votre assistante administrative
Qui a l’obligation d’en faire ?
Qui est en mesure de l’éditer ?
Comment une assistante administrative peut vous aider ?
L’outil pratique : Axonaut
1. Le bilan comptable expliqué par votre assistante administrative
Le bilan comptable est un document financier qui donne un aperçu de la santé financière de votre entreprise.
Il se divise en deux grandes parties :
⇢ L’actif, qui représente ce que votre entreprise possède (trésorerie, stocks, équipements)
⇢ Le passif, qui montre ce que votre entreprise doit (dettes, emprunts)
En résumé, le bilan comptable permet de savoir où en est votre entreprise, ce qu’elle possède et ce qu’elle doit à un instant donné.
Mais à quoi ça sert réellement ?
Le bilan comptable paraît complexe mais il est au cœur de la gestion financière de votre entreprise.
Il vous permet de :
⇢ Mieux gérer vos investissements
⇢ Comprendre la solvabilité de votre entreprise
⇢ Déterminer si vous êtes capable de faire face à vos dettes
⇢ Savoir si vous pouvez investir, embaucher ou obtenir un financement auprès d’une banque
C’est aussi un outil de décision stratégique. Grâce au bilan, vous pouvez évaluer les risques financiers et planifier l’avenir de votre entreprise.
Exemple d’un bilan comptable :
2. Qui a l’obligation d’en faire un ?
Toutes les entreprises ne sont pas tenues de réaliser un bilan comptable. En effet, certaines structures ont l'obligation légale de le faire, en fonction de leur taille, de leur forme juridique ou de leur chiffre d'affaires.
Cette obligation concerne :
1️⃣ Les sociétés commerciales
Les SARL, SAS, SA, EURL : Elles doivent obligatoirement tenir une comptabilité complète et produire un bilan, un compte de résultat et une annexe. Ces documents doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce (sauf EURL ou SASU sous certaines conditions).
2️⃣ Les entrepreneurs individuels au régime réel
Les entrepreneurs individuels au régime réel simplifié ou réel normal (artisans, commerçants, professions libérales) doivent également produire un bilan.
3️⃣ Les sociétés civiles
Les SCI et autres sociétés civiles uniquement si elles sont soumises à l’impôt sur les sociétés (IS).
Si elles sont à l’impôt sur le revenu (IR), elles n’ont pas l’obligation d’établir un bilan comptable mais doivent respecter des obligations déclaratives simplifiées.
📌 Qu’est-ce que l’impôt sur les sociétés (IS) ?
C’est un impôt que doivent payer les entreprises sur leurs bénéfices. Cela signifie que lorsqu'une entreprise gagne de l'argent, elle doit en reverser une partie à l'État sous forme d'impôt.
Le taux d’imposition varie en fonction du régime choisi : impôt sur les sociétés ou impôt sur le revenu.
4️⃣ Les associations
Si elles exercent des activités lucratives ou dépassent certains seuils de chiffre d’affaires, elles doivent produire un bilan.
Les seules qui y échappent ?
→ Les micro-entreprises
MAIS elles doivent quand même tenir un livre de recettes et dépenses, ainsi qu’un registre des achats pour les activités commerciales. (rien n’est jamais gratuit)
3. Qui peut l’éditer ?
👉 L'édition du bilan comptable est généralement confiée à des professionnels qualifiés, comme des comptables ou des experts-comptables. Car ils possèdent les compétences nécessaires pour rassembler et analyser les données financières de l’organisation.
👉 En fonction de la taille et de la structure de l'entité, le responsable financier ou le directeur administratif peut également être en charge de sa préparation.
👉 Dans certains cas, notamment pour les petites associations ou entreprises, le dirigeant lui-même peut s'occuper de la rédaction du bilan, à condition de maîtriser les principes comptables de base.
Toutefois, dans la plupart des situations, faire appel à un expert-comptable est recommandé, car ça reste technique. (Si vous en cherchez un, on peut vous conseiller).
4. Comment une assistante administrative peut vous aider ?
Avouons-le, ce n'est pas votre job de courir après chaque facture ou de vérifier vos rapprochements bancaires à chaque fin de mois.
Une assistante administrative, c'est votre bras droit pour gérer tout ça (sans vous épuiser ni perdre des heures).
Elle vous aide à :
1️⃣ Organiser et centraliser tous vos documents
Fini les papiers éparpillés partout. Elle s'assure que chaque facture, chaque justificatif est à sa place, prêt à être transmis à votre comptable. (Ça vous évite de chercher une facture de 6 mois dans un tas de papiers…)
2️⃣ Vous rappeler les étapes importantes
Comme ces fameux rapprochements bancaires (oui, on y revient) qui, franchement, sont vite oubliés quand on a 10 autres trucs à faire.
3️⃣ Suivre vos créances et dettes
Elle garde un œil sur ce que vous devez et ce qu'on vous doit, pour ne rien laisser filer. Parce que, admettons-le, c'est pas la partie la plus glamour de votre journée. (Mais qu'est-ce que c'est agréable quand tout est clair et à jour, hein ?)
4️⃣ Gérer vos relances
Quand un client tarde à payer, elle est là pour envoyer les rappels, sans être trop "insistante" (pas question de froisser des relations, mais il faut bien que tout soit payé à temps).
Bref, une assistante administrative, c'est une alliée pour que tout roule sans accroc dans votre gestion financière. Vous pourrez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire grandir votre entreprise, sans être submergé par la paperasse.
On résume tout ça ?
1️⃣ Le bilan comptable, c’est un check-up de votre entreprise : il montre ce que vous possédez et ce que vous devez. Ça sert à gérer vos investissements, rembourser vos dettes et préparer l’avenir.
2️⃣ Les sociétés commerciales, les entrepreneurs au régime réel, certaines SCI et associations doivent faire un bilan comptable. Seules les micro-entreprises y échappent.
3️⃣ Le bilan comptable est souvent confié à des comptables ou experts-comptables, mais parfois le dirigeant s’en charge lui-même. Petit conseil : un pro, c’est plus sûr ! (On peut vous en recommander).
4️⃣ L’assistante admin travaille en 3 étapes : début d’année pour les pièces manquantes, relance à l’automne, et dernière vérification avant la clôture. On gère tout ça dans les temps pour éviter le stress de dernière minute.
L’outil pratique :
Axonaut – L'outil de gestion tout-en-un
Axonaut est un logiciel de gestion adapté aux petites entreprises qui facilite la préparation de votre bilan comptable. Il centralise toutes les informations financières (factures, paiements, devis) dans une seule interface, ce qui vous permet de gagner un temps fou. Avec ses fonctionnalités de suivi des dépenses et des recettes, Axonaut vous aide à organiser vos documents comptables de manière structurée et à préparer facilement votre bilan.
Pourquoi l’utiliser ? : Pour automatiser certaines tâches comptables et éviter les erreurs humaines.
Les plus : Simplicité d’utilisation, compatibilité avec d’autres outils comptables et suivi en temps réel de vos finances.
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Attention 🚨 : le choix d’un outil est essentiel pour votre entreprise, assurez-vous que celui-ci convient à vos besoins avant de choisir! Évidemment on peut vous aider sur le sujet.
Si vous avez envie de découvrir tout un tas d'outils, on liste nos préférés juste ici :
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n’avez pas le temps ou l’envie de gérer.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !