Permale - Un atelier de joaillerie optimisé grâce à une assistante administrative externalisée

Lucie DUBARRY
22 avr.
3 min de lecture

Siva Permale est le gérant de la maison Permale, mais surtout un passionné de haute joaillerie depuis toujours. L’atelier de joaillerie existe depuis 1875, une véritable histoire de famille !

Chez Permale, chaque bijou a quelque chose à raconter. C’est du sur-mesure, pensé et fabriqué avec un vrai souci du détail. L’équipe mêle tradition et innovation pour créer des pièces uniques, raffinées, à l’image de leurs clients.

Leurs besoins en gestion administrative

À force de gérer les factures, les relances, les suivis de dossiers et tout ce qui va avec, l’administratif prenait de plus en plus de place dans l’emploi du temps de Siva. Le temps passé sur ces tâches finissait par empiéter sur l’essentiel : la création, la relation client et le développement des nouvelles collections.

Après un premier rendez-vous, on a pu définir ensemble les tâches qui prenaient trop de place dans son emploi mais qui sont pourtant nécessaires :

◉ Transmission comptable

Avec une activité artisanale riche, le volume de documents à transmettre au cabinet comptable était rapidement devenu conséquent. Entre les créations, les rendez-vous et la gestion quotidienne, il devenait difficile de maintenir un rythme fluide d’échange d’informations.

◉ Gestion du courrier

Avec le rythme soutenu de l’atelier et la diversité des canaux de réception, les factures fournisseurs arrivaient de tous les côtés. Il devenait alors difficile de centraliser l’information au bon moment, ce qui pouvait ralentir certaines démarches.

◉ Collecte des factures d'achats manquantes

Avec un planning déjà bien chargé et les nombreuses sollicitations du quotidien, il n’était pas toujours évident de réunir les documents au bon moment. La mise à jour des comptes demandait alors plus de temps et d’attention.

La solution : une assistante administrative externalisée Dasmind

Pour soulager Siva de ces tâches administratives, il était essentiel de trouver une assistante capable de prendre en main des missions variées, avec rigueur et discrétion.

C'est exactement ce que nous proposons.

Nous avons donc démarré notre collaboration et mis en place plusieurs actions clés :

1. La prise en charge de la boîte mail

Chez Permale, chaque détail compte, même dans les mails. L’assistante administrative veille à trier, prioriser et traiter chaque mail. Résultat : une communication fluide et une équipe plus sereine.

2. Le traitement des factures fournisseurs

Quand on travaille avec des matières précieuses, aucun détail ne doit être laissé au hasard. C’est aussi un vrai côté administratif : une facture manquante peut ralentir une commande ou bloquer un fournisseur. L’assistante a donc une routine claire pour récupérer, vérifier et archiver chaque facture.

📌 Notre astuce : Créez un dossier “À classer” où vous déposer tous les documents que vous recevez. Votre assistante se charge ensuite de les traiter comme il se doit.

3. L’organisation du courrier

Son assistante Dasmind s’occupe d’organiser, trier et archiver le courrier. Résultat : plus de pertes ou d’oublis de documents importants. Grâce à ce processus, chaque élément est rapidement traité et classé pour un suivi optimal.

4. La récolte des données pour la pré-paie mensuelle

La collecte des données de pré-paie était une tâche complexe et chronophage pour Siva. Aujourd'hui, l’assistante administrative prend en charge cette mission, s'assurant que toutes les informations nécessaires sont réunies et transmises au cabinet social de manière fluide et sans erreur.

5. L’envoi des pièces comptables

Une solution de navette dédiée à la gestion de la paie est instaurée, permettant de collecter de manière efficace tous les éléments nécessaires, tels que les heures supplémentaires, la mutuelle, les primes, etc.