Etude de cas - By Glad Café : Une boulangerie-pâtisserie soutenue par une assistante de gestion

Réputée pour ses créations artisanales By Glad Café, est implantée dans le paysage réunionnais depuis maintenant plusieurs années.

Dirigée par Gladys Del, une cheffe d'entreprise avec un parcours atypique, cette boulangerie-pâtisserie-traiteur voit sa clientèle se développer d'année en année.

Les défis administratifs à relever par notre assistante de gestion

Qui dit développement, dit gestion administrative en pagaille.

Avec 2 jours par semaine dédiés à la gestion administrative, souvent le soir après le travail ou le week-end, Gladys se retrouvait débordée.

Il devenait impératif de se libérer du temps pour se concentrer sur les tâches stratégiques, tout en assurant une gestion administrative impeccable.

Sur les conseils de son cabinet comptable, Gladys nous a contacté pour pouvoir se concentrer sur ses créations sans être embêtée par les papiers.

Première étape, définir les missions :

◉ Gérer les relances clients

By Glad Café a la particularité de travailler avec des particuliers mais aussi des professionnels, ce qui demande un certain suivi des paiements pour éviter les trous dans la trésorerie.

◉ Gérer efficacement les mails

Avec un volume croissant de commandes et de demandes, la boîte mail de l’entreprise déborde facilement.

◉ Récolter les factures d’achats

Les factures d’achats sont souvent reçues par papier, et beaucoup sont manquantes.

◉ Assurer un rapprochement bancaire précis

Sans logiciel de gestion mis en place, le rapprochement bancaire est mis de côté ou fait manuellement.

◉ Payer les factures fournisseurs

Avec plusieurs dizaines de fournisseurs sur l'île, il faut s'assurer que chaque facture soit payée à temps.

◉ Maintenir une communication fluide avec le cabinet comptable

Il faut mettre en place des échanges réguliers pour transmettre les documents comptables dans les délais impartis.

Les solutions apportées par notre assistante de gestion

L’objectif n’est pas simplement d’effectuer les tâches administratives, mais de mettre en place des solutions pratiques et personnalisées pour garantir l’efficacité.

Grâce à une assistante de gestion experte, Gladys a pu reprendre son souffle.

Mise en place du logiciel MEG

Pour centraliser et automatiser la gestion administrative, nous avons paramétré et optimisé MEG, déjà mis en place par le cabinet comptable mais jamais utilisé. Ce qui a permis à Gladys et son assistante Dasmind de simplifier le suivi des documents et des paiements. Bien plus pratique qu’un suivi sur Excel.

Relances clients

Notre assistante peut désormais suivre et relancer les factures en attente de paiement. Les relances se font par téléphone et par mails.

Gestion des mails

L’assistante trie, priorise et répond aux emails urgents, assurant une communication rapide avec les clients et partenaires.

Gestion des factures d’achats

Une méthodologie rigoureuse a été adoptée pour collecter et archiver les factures d’achats manquantes, limitant ainsi les oublis.

Utilisation de Dropbox + l’application MEG pour scanner les notes de frais et factures papier.

📌 Astuce : Créez un dossier “À classer” où vous déposez tous les documents que vous recevez. Votre assistante se charge ensuite de les traiter comme il se doit.

Rapprochement bancaire

Chaque semaine, notre assistante justifie les transactions présentent sur le relevé bancaire, anticipant les demandes du cabinet comptable.

Paiement des fournisseurs

Les factures fournisseurs sont récoltées par mail (si par papier, elles sont scannées) puis déposées dans le logiciel de gestion MEG. Grâce à ça, l'assistante voit facilement les paiements à réaliser.

Transmission comptable

La communication avec le cabinet comptable est fluidifiée, avec une transmission systématique et ordonnée des pièces comptables via MEG.

Une navette pour la gestion de la paie est mise en place pour la collecte des éléments nécessaires, tels que les heures supplémentaires, la mutuelle, les primes, etc..