Les petites entreprises comme By Glad Café, une boulangerie-pâtisserie réputée pour ses créations artisanales, rencontrent souvent des défis administratifs qui peuvent entraver leur développement.
Grâce à l’accompagnement de Dasmind, By Glad Café a pu surmonter ces obstacles, améliorer sa gestion et se concentrer sur son savoir-faire culinaire.
Présentation
Basée à La Réunion 🇷🇪 et dirigée par Gladys, By Glad Café est une boulangerie-pâtisserie située en plein cœur d’une ville dynamique, appréciée pour son authenticité et ses produits de qualité.
Cependant, derrière ce succès apparent se cachait une gestion administrative complexe et chronophage qui ralentissait son développement.
L’arrivée d’une assistante de gestion dédiée, via Dasmind, a marqué un tournant décisif dans l’organisation quotidienne de cette entreprise.
Les défis administratifs à relever par notre assistante de gestion
Lorsque Gladys Del nous a contactés, son entreprise rencontrait plusieurs obstacles administratifs freinant sa productivité.
Malgré son dévouement et celui de son équipe, l’entreprise avait besoin de solutions pour optimiser ses processus internes, notamment :
◉ Gérer les relances clients
Étant aussi traiteurs, By Glad Café avait des difficultés à suivre les paiements clients, ce qui créait des décalages dans sa trésorerie.
◉ Gérer efficacement ses mails
Avec un volume croissant de commandes et de demandes, la boîte mail de l’entreprise devenait difficile à organiser, ce qui entraînait des retards de réponse.
◉ Récolter les factures d’achats manquantes
Les factures d’achats étaient souvent perdues ou non collectées à temps, compliquant la préparation des comptes.
◉ Assurer un rapprochement bancaire précis
Les écarts entre les mouvements bancaires et les transactions enregistrées devenaient un problème récurrent, source de stress pour la dirigeante.
◉ Payer ponctuellement les factures fournisseurs
Les paiements aux fournisseurs étaient parfois retardés, ce qui risquait de détériorer les relations commerciales.
◉ Maintenir une communication fluide avec le cabinet comptable
Les échanges irréguliers et incomplets avec le cabinet comptable rendaient la gestion financière laborieuse.
Ces problèmes ralentissaient non seulement la gestion de la boulangerie-pâtisserie, mais impactaient également le temps que Gladys pouvait consacrer à son cœur de métier : manager son équipe et développer l’activité.
Avec 2 jours par semaine dédiés à la gestion administrative, souvent le soir après le travail ou le week-end, elle se retrouvait débordée. Le besoin était donc de libérer du temps pour se concentrer sur les tâches stratégiques, tout en assurant une gestion administrative impeccable.
Les solutions apportées par notre assistante de gestion
L’objectif n’est pas simplement d’effectuer les tâches administratives, mais de mettre en place des solutions pratiques et personnalisées pour garantir l’efficacité.
Grâce à l’intervention d’une assistante de gestion experte, Dasmind a mis en place des solutions personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de By Glad Café :
Les actions concrètes mises en place :
Mise en place du logiciel MEG
Le logiciel MEG a été introduit pour centraliser et automatiser la gestion administrative, simplifiant le suivi des documents et des paiements. Bien plus pratique qu’un suivi sur Excel.
Relances clients
Des rappels automatisés et des suivis réguliers sont mis en place pour garantir le recouvrement rapide des factures en attente.
Gestion des mails
L’assistante trie, priorise et répond aux emails urgents, assurant une communication rapide avec les clients et partenaires.
Gestion des factures d’achats
Une méthodologie rigoureuse a été adoptée pour collecter et archiver les factures d’achats manquantes, limitant ainsi les oublis.
Utilisation de Dropbox + l’application MEG pour scanner les notes de frais et factures papier.
📌 Astuce : Créez un dossier “À classer” où vous déposez tous les documents que vous recevez. Votre assistante se charge ensuite de les traiter comme il se doit.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire précis est réalisé chaque semaine pour garantir une comptabilité à jour et éviter les erreurs.
Paiement des fournisseurs
Les factures fournisseurs sont récoltées par mail (si par papier, elles sont scannées) puis déposées dans le logiciel de gestion MEG.
Les échéances de paiement sont planifiées et exécutées dans les délais, consolidant les relations avec les fournisseurs.
Transmission comptable
La communication avec le cabinet comptable est fluidifiée, avec une transmission systématique et ordonnée des pièces comptables via MEG.
Une navette pour la gestion de la paie est mise en place pour la collecte des éléments nécessaires, tels que les heures supplémentaires, la mutuelle, les primes, etc..
Les résultats : Une gestion optimisée et du temps libéré
Après deux ans et demi de collaboration avec Dasmind, Gladys a constaté de réels résultats :
Gain de temps
La gestion administrative étant automatisée et confiée à une experte, la dirigeante peut se consacrer pleinement à son activité.
Amélioration de la trésorerie
Grâce aux relances régulières et au paiement ponctuel des fournisseurs, la trésorerie est mieux maîtrisée.
Relations renforcées
Les fournisseurs et le cabinet comptable ont exprimé leur satisfaction face à la fluidité des échanges.
Productivité accrue
La réduction du stress lié à l’administratif permet à l’équipe de rester concentrée sur les activités à forte valeur ajoutée.
Réduction du temps passé sur sa gestion administrative : de 2 jours à 2 heures par semaine
Grâce à une organisation optimisée, Gladys peut se libérer du temps pour se concentrer sur l’essentiel : le développement de son activité et le management de son équipe.
Les outils utilisés :
Le témoignage de Gladys :
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n’avez pas le temps ou l’envie de gérer.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange!