Etude de cas - ODG KOM : Une agence de communication accompagnée par une assistante virtuelle

Passionnée par la création et l'image de marque, Odeline Leroy, est une vraie artiste dans l'âme!

À la tête de l'agence ODG KOM, spécialisée dans la création d'identité visuelle, elle s’impose dans un secteur concurrentiel grâce à des campagnes percutantes pour ses clients.

Basée à La Réunion 🇷🇪 ODG KOM aide les entreprises à développer leur image de marque et à se démarquer grâce à des stratégies de communication innovantes.

Les défis administratifs à relever par notre assistante virtuelle

Pour se livrer entièrement à sa créativité, Odeline nous contacte pour ne plus avoir à gérer la partie administrative de son agence.

On définit ensemble les missions moins créatives mais qui consomment plus d'énergie, qu'elle aimerait nous déléguer :

◉ La pré-paie

Avec une petite équipe qui l'accompagne, il faut récolter les éléments nécessaires pour éditer les bulletins de salaire (nombre d'heure réalisé, absences, primes...)

◉ Le rapprochement bancaire

Comme toute entreprise, ODG KOM doit justifier chaque transaction qui apparait sur son relevé de compte.

◉ Le suivi des factures

C'est toujours plus stimulant de créer un logo que de relancer un client, malheureusement certains ont besoin des deux pour passer au règlement.

◉ Maintenir une communication fluide avec le cabinet comptable

Entre la transmission de documents et les échanges réguliers, la collaboration avec le cabinet comptable manque parfois d’efficacité et de fluidité.

Les solutions apportées par notre assistante virtuelle

Chaque entreprise est unique, et ODG-KOM ne fait pas exception.

L’objectif n’est pas simplement d’effectuer les tâches administratives, mais de mettre en place des solutions pratiques et personnalisées pour garantir l’efficacité.

Les actions concrètes mises en place :

1. Relances clients

L'assistante d'Odeline assure un suivi proactif des factures impayées pour lui permettre de réduire les délais de paiement et de stabiliser la trésorerie.

2. Variables de paie

Notre assistante virtuelle a pris en charge la collecte et l’organisation des données liées aux paies

3. Rapprochement bancaire

Les contrôles réguliers permettent d’identifier et de corriger les écarts, assurant une gestion financière précise.

Notre assistante utilise aussi les automatisations d’Axonaut pour récolter facilement les factures d’achats et les rapprocher avec les relevés bancaire en 1 clic.

4. Liaison avec le cabinet comptable

Les échanges téléphoniques réguliers et la transmission des documents mensuellement permettent d'optimiser la communication avec le cabinet comptable qui peut se concentrer sur l'analyse des finances plutôt que sur les éléments manquants.