Leadvalue, une agence innovante spécialisée dans l’achat et la revente de leads, se développe dans un secteur en pleine expansion.
Cependant, son activité repose sur une gestion administrative rigoureuse, qui peut rapidement devenir un fardeau pour ses équipes.
En s’appuyant sur une assistante virtuelle via Dasmind, Leadvalue a réussi à optimiser ses processus internes et à améliorer sa performance.
Présentation
Basée à Paris et dirigée par Thomas Finck, Leadvalue accompagne ses clients dans l’acquisition de leads qualifiés, leur permettant de booster leurs ventes et de gagner en compétitivité. Avec une croissance rapide et une clientèle variée, l’entreprise s’est vite confrontée à des défis administratifs complexes.
La solution ? Une assistante virtuelle experte pour gérer efficacement ces tâches essentielles.
Les défis administratifs à relever par notre assistante virtuelle
Quand Thomas Finck nous a contactés, son entreprise rencontrait plusieurs obstacles administratifs freinant la productivité.
Avec la forte croissance de l’entreprise, Thomas n’avait plus de temps à consacrer pour la gestion administrative, il avait besoin de solutions pour optimiser et gérer ses processus internes, notamment :
◉ Gérer les relances clients
Leadvalue faisait face à des délais de paiement récurrents, créant des tensions sur sa trésorerie. Ces retards impactaient directement sa capacité à investir et à se développer.
◉ Assurer un rapprochement bancaire précis
La multiplication des transactions rendait le suivi bancaire laborieux, avec des écarts réguliers entre les relevés et les enregistrements comptables.
◉ Récolter les factures d’achats manquantes
Les fournisseurs n’envoyaient pas toujours leurs factures en temps voulu, compliquant la préparation des comptes et générant des retards dans la clôture financière.
◉ Payer ponctuellement les factures fournisseurs
Les paiements des fournisseurs étaient parfois effectués tardivement, ce qui risquait de détériorer les relations professionnelles et de freiner les partenariats stratégiques.
Les solutions apportées par l’assistante virtuelle Dasmind
Pour répondre aux besoins spécifiques de Leadvalue, Dasmind a proposé des solutions sur mesure, assurées par une assistante virtuelle dédiée :
Les actions concrètes mises en place :
Mise en place de fichiers Excel de suivi
Des tableaux de bord personnalisés ont été créés pour centraliser le suivi des paiements clients et des échéances fournisseurs.
Relances clients
Des rappels structurés et fréquents sont établis pour garantir le recouvrement rapide des créances : relance téléphonique suivie d’un ou plusieurs mails.
Gestion des mails
L’assistante virtuelle prend en charge la centralisation et la priorisation des emails, permettant une réponse rapide et une meilleure organisation des échanges.
Gestion des factures d’achats
Un processus systématique de collecte et d’archivage des factures est mis en place, éliminant les retards et réduisant les risques d’erreurs.
📌 Astuce : Créez un dossier “À classer” où vous déposez tous les documents que vous recevez. Votre assistante se charge ensuite de les traiter comme il se doit.
Rapprochement bancaire
Une vérification hebdomadaire des relevés bancaires est effectuée pour garantir une comptabilité précise et sans faille. Le rapprochement est ensuite réalisé dans un fichier de suivi Excel et via Dolibarr.
Paiement des fournisseurs
Les échéances sont planifiées et respectées grâce à une organisation rigoureuse, renforçant la confiance des partenaires.
Les résultats : Une gestion optimisée et du temps libéré
Après un an et demi de collaboration avec Dasmind, Thomas a constaté des résultats non atteints jusqu’ici :
Aucune erreur administrative
Les processus sont parfaitement maîtrisés, assurant une gestion sans faille des tâches administratives.
Trésorerie optimisée
Les relances efficaces ont amélioré les délais de paiement, stabilisant la trésorerie.
Relations renforcées
Les fournisseurs, satisfaits de la ponctualité des paiements, ont consolidé leur collaboration avec Leadvalue.
Gain de temps
Grâce à une organisation optimisée, Thomas a pu libérer du temps pour se concentrer sur l’essentiel : le développement de son agence.
Les outils utilisés :
Le témoignage de Thomas :
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n’avez pas le temps ou l’envie de gérer.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange!