On le sait, gérer sa boîte mail peut vite devenir un casse-tête. Entre les messages non lus qui s’accumulent et les urgences à traiter, il est facile de se laisser déborder.
Mais, ignorer cette charge peut non seulement :
→ vous faire perdre des clients insatisfaits
→ entraîner des retards dans des projets cruciaux
→ vous faire rater des opportunités commerciales importantes
Donc pas le choix, il faut les traiter d’une façon ou d’une autre !
Au programme :
Astuce administrative 1 : Créez des dossiers
Astuce administrative 2 : Utilisez des filtres
Astuce administrative 3 : Désabonnez-vous des newsletters inutiles
L’outil pratique pour votre boîte mail
1. Astuce administrative : Créez des dossiers
(Oui, on sait, ça a l'air banal, mais ça fonctionne !)
Ça vous permet d’éviter le stress de la surcharge d'informations et vous gagnez en efficacité dans vos tâches.
En gros, moins de temps perdu à chercher, plus de temps pour ce qui compte vraiment !
Nos astuces :
1️⃣ Organisez en catégories : créez des dossiers comme “Urgent”, “À lire” ou “Réponse à faire”.
2️⃣ Faites une revue quotidienne : prenez 10 minutes par jour pour vérifier vos dossiers et voir ce qui doit être fait.
2. Astuce administrative : Utilisez des filtres
Utilisez des filtres pour que vos e-mails se classent automatiquement dans les bons dossiers ou qu’ils soient transférés aux bonnes personnes (et sans que vous ayez à lever le petit doigt).
Exemple : Un filtre qui transfère automatiquement les mails comportant l’objet “Facture” à votre assistante ou à votre outil de gestion (Axonaut, par exemple)
Comment les mettre en place :
1️⃣ Accédez aux paramètres de votre boîte mail
2️⃣ Cliquez sur la section “Filtres”
3️⃣ Cliquez sur “Ajouter un filtre”
4️⃣ Définissez vos critères et enregistrez !
3. Astuce administrative : Désabonnez-vous des newsletters inutiles
Les newsletters inutiles : ça prend de la place et ça ne sert à rien ! Une des meilleures façons de retrouver de l'ordre, c'est de se désabonner. (Avouez que vous avez des mails qui traînent et que vous ne regardez même pas)
Nos astuces :
1️⃣ Identifiez-les : Faites le tour de votre boîte de réception et désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez jamais.
2️⃣ Faites le tri régulièrement : Chaque mois, prenez le temps de faire le tri.
📌 Astuce : combinez les 2 conseils précédents ! Faites une dossier “Newsletter” et mettez un filtre qui les renvoient automatiquement dans ce dossier. De cette façon, vous les consultez quand vous le souhaitez et elles ne polluent pas votre boîte de réception.
4. Astuce administrative : Utilisez des modèles de réponses
Franchement, pourquoi passer des heures à réécrire les mêmes réponses ? (On a tous fait ça, hein.) Créez des modèles de mails pour les réponses courantes, et vous verrez, ça vous change la vie.
Vous gagnez du temps, vous gagnez en efficacité, et surtout, plus de stress pour rédiger un mail à la dernière minute.
Comment créer ou modifier un modèle avec Gmail ?
1. Ouvrez Gmail, puis cliquez sur Nouveau message.
2. Dans la fenêtre Nouveau message, saisissez le texte de votre modèle.
3. Cliquez sur Autres options Modèles.
4. Pour créer un modèle, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle
En appliquant ces astuces, vous deviendrez le maître de votre boîte mail ! Vous serez plus productif, moins stressé, et vous garderez une boîte de réception digne d'un professionnel de la gestion. Alors en avant ! 💪
On résume tout ça ?
1️⃣ Créez des dossiers pour organiser vos informations et éviter la surcharge. Cela vous permet de gagner du temps en réduisant les recherches et d’être plus efficace dans vos tâches.
2️⃣ Utilisez des filtres pour classer automatiquement vos e-mails dans les bons dossiers ou les transférer à la bonne personne.
3️⃣ Désabonnez-vous des newsletters inutiles pour alléger votre boîte de réception. Prenez le temps de faire le tri régulièrement et créez un dossier pour garder celles que vous souhaitez consulter plus tard.
L’outil pratique :
Fyxer - Votre assistant dans la gestion de vos mails
À quoi ça sert ?
Fyxer est un outil conçu pour optimiser la gestion de votre boîte mail. Il utilise l'intelligence artificielle pour trier, organiser et gérer vos emails.
Comment on l’utilise :
Plutôt que de trier manuellement vos e-mails. Intégrez l’outil à votre compte Gmail ou Outlook et il s’occupe de classer vos messages par priorité, de résumer vos réunions et même de proposer des réponses adaptées en un clic. Cela vous permet de gagner un temps précieux et de rester organisé sans effort.
Si vous avez envie de découvrir tout un tas d'outils, on liste nos préférés juste ici :
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion quotidienne :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n’avez pas le temps ou l’envie de gérer.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !