Le bilan comptable, c’est un peu la pièce maîtresse pour finir l’année en beauté. Et si ce n’est pas bien préparé, ça peut vite tourner au cauchemar (du genre chiffres qui ne collent pas et papiers introuvables).
Mais avec une aide spécialisée à vos côtés, vous allez pouvoir aborder cette étape avec calme et méthode.
On gère ça pour nos clients et dans cet article on vous explique comment on fait pour avoir des bilans conformes et sortis dans les temps ⏰
📌 Petit rappel :
À partir de la clôture de votre exercice comptable, vous avez 6 mois pour déclarer votre bilan, généralement c’est votre expert comptable qui s’en occupera, mais pour ça il a besoin que vous lui fournissiez tout ce dont il a besoin!
Trêve de blabla, on vous explique tout ça :
Au programme de cet article :
Le bilan comptable : définition
Mission 1 : Préparer les documents nécessaires pour le comptable
Mission 2 : Faire le rapprochement bancaire
Mission 3 : Contrôler les créances et les dettes
Résumé du rôle d’une assistante administrative dans la préparation du bilan
Bonus
Le bilan comptable : définition
Le bilan comptable est un outil financier incontournable qui offre une vue d'ensemble de la situation économique de votre entreprise à un moment donné.
Il se divise en deux parties principales :
⇢ L’actif : il regroupe les biens et les ressources que votre entreprise possède, comme les équipements, les stocks ou encore les liquidités.
⇢ Le passif : il représente les dettes et les obligations de l’entreprise, notamment les emprunts ou les factures à payer.
En résumé, le bilan comptable vous permet de dresser un inventaire précis de ce que votre entreprise détient et de ce qu’elle doit.
Pourquoi est-ce crucial ?
Bien qu’il puisse paraître complexe, le bilan comptable est indispensable pour bien gérer votre entreprise.
Il vous permet de :
⇢ Mieux gérer vos investissements
⇢ Analyser la solvabilité de votre entreprise
⇢ Vérifier si vous pouvez rembourser vos dettes
⇢ Évaluer si vous êtes en mesure d'embaucher, investir ou solliciter un prêt bancaire
Le bilan devient ainsi un outil stratégique puissant, permettant de cerner les risques financiers, d’orienter vos choix et de préparer efficacement l'avenir de votre entreprise.
Exemple d’un bilan comptable :
Mission 1 : Préparer les documents nécessaires pour le comptable
Avant même de penser au bilan, la première chose à faire, c’est de TOUT rassembler. Parce que oui : sans les bons documents, votre comptable ne pourra rien faire. (C’est comme cuisinier sans ingrédients... compliqué, non ?).
Pour ne pas avoir à chercher des documents de février dernier, voici comment on s’organise :
1️⃣ On centralise tout dans un drive (Dropbox, Google Drive, Pcloud, …)
2️⃣ On crée des dossiers pour chaque catégorie (Factures de vente, d’achat, relevé bancaire…) avec des sous dossiers par mois dans lesquelles on dépose les justificatifs chaque semaine/mois
3️⃣ On dépose tous les justificatifs chaque mois sur la plateforme du comptable. (S’il n’a pas de plateforme, on lui envoie par mail ou via un lien Smash)
↳ En opérant comme ça, votre comptable a les justificatifs mais vous les garder aussi à portée de main.
📌 Astuce : Créez un dossier « À CLASSER » où vous déposez tous les documents scannés au fur et à mesure, votre assistant(e) se chargera ensuite de les renommer et les classer au bon endroit.
Mission 2 : Faire le rapprochement bancaire
Cette partie (que beaucoup oublie), c’est tout simplement le fait de justifier chaque ligne du relevé bancaire de l’entreprise
C’est ce qui nous permet de savoir s’il manque des justificatifs (des factures généralement) à l’instant T, sans attendre la fin d’année quand votre comptable vous fait une liste de 500 pièces manquantes.
C’est aussi ça qui nous permet de vérifier si les chiffres annoncés par le comptable concordent avec les nôtres.
→ Si votre comptable vous annonce 15 000€ de dépenses alors qu’en réalité c’est 10 000€, c’est qu’une erreur s’est glissée quelque part.
Mais ça, vous ne le saurez que si vous avez bien fait votre suivi !
Mission 3 : Contrôler les créances et les dettes
Avant de clôturer le bilan, votre expert-comptable va vous transmettre un “Projet de bilan”, en gros c’est votre bilan mais format brouillon, qui n’attend que votre validation.
Vous aurez tendance à regarder votre Chiffre d’affaires et votre résultat, mais prenez surtout le temps de regarder :
→ le montant de vos Créances (dans la partie Bilan actif détaillé)
→ le montant de vos Dettes (dans la partie Bilan passif détaillé)
Créances = ce qu’on vous doit
Dettes = ce que vous devez
Ces montants, s’ils sont faux, risquent de fausser votre bilan.
Mais, sans avoir fait les étapes citées précédemment, vous ne saurez pas si les montants annoncés sont corrects.
Résumé du rôle d’une assistante administrative dans la préparation du bilan
1️⃣ Préparation des documents nécessaires pour le comptable
Elle centralise tous les justificatifs dans un drive organisé par catégorie et mois, et les transmet régulièrement au comptable.
2️⃣ Le rapprochement bancaire
Elle justifie chaque ligne du relevé bancaire pour repérer les justificatifs manquants et vérifier que les chiffres du comptable concordent avec la réalité.
3️⃣ Contrôle les créances et les dettes
Elle vérifie ce qu’on vous doit et ce que vous devez pour s’assurer que les montants sont exacts.
Bonus : pourquoi c’est important ?
Le bilan de votre société, c’est comme un bilan sanguin, c’est des chiffres qui traduisent la santé de votre entreprise.
Tout au long de la vie de celle-ci, vos bilans seront demandés dès lors que vous souhaiterez faire des démarches :
→ Faire un prêt bancaire
→ Prendre une voiture (ou du matériel) en leasing
→ Louer des bureaux
→ Vendre votre entreprise
Si vous ne vous attardez pas à ce que ce bilan soit le plus représentatif de votre entreprise, vous risquez fortement d’être freiné dans les démarches/projets que vous envisagez.
Pour mieux comprendre et lire un bilan, on vous conseille cette vidéo youtube :
L’outil pratique :
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Axonaut est un logiciel de gestion adapté aux petites entreprises qui facilite la préparation de votre bilan comptable. Il centralise toutes les informations financières (factures, paiements, devis) dans une seule interface, ce qui vous permet de gagner un temps fou. Avec ses fonctionnalités de suivi des dépenses et des recettes, Axonaut vous aide à organiser vos documents comptables de manière structurée et à préparer facilement votre bilan.
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Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
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En bref, toutes les tâches que vous n’avez pas le temps ou l’envie de gérer.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !