Vous en avez assez de passer des heures à trier et vérifier des notes de frais ? Si oui, l’externalisation pourrait bien être votre meilleure alliée. Gagner du temps, réduire les erreurs et optimiser vos ressources, c’est tentant, non ?
Au programme :
Une note de frais, c’est quoi ?
Pourquoi externaliser la gestion des notes de frais ?
Les avantages de l’externalisation des notes de frais
1. Une note de frais, c’est quoi ?
C’est un document utilisé par les salariés pour demander le remboursement de certaines dépenses liées au travail, comme :
→ Les déplacements
→ Les repas professionnels
→ L’achat de matériel nécessaire
Dans ce document, il faut indiquer des informations essentielles comme le montant, la date, et le motif de chaque dépense. Et bien sûr, il doit être accompagné de justificatifs pour prouver ces frais.
Exemple d’une note de frais :
2. Pourquoi externaliser la gestion des notes de frais ?
Externaliser la gestion des notes de frais, c’est faire un choix stratégique pour simplifier et optimiser un processus souvent complexe. Vous évitez les heures passées à traquer des justificatifs (ceux qui se cachent dans les portefeuilles ou les sacs), à vérifier des comptes…
C’est aussi un moyen de garantir que tout soit fait dans les règles.
Cette tâche touche directement à l’organisation, la productivité et la fiabilité des processus financiers de votre entreprise. Une gestion interne mal optimisée peut entraîner des erreurs coûteuses, des tensions entre services et une surcharge de travail (on connaît tous ces moments où tout s’accumule).
Avec l’externalisation, vous sécurisez vos données, réduisez les risques de fraude et simplifiez la conformité. Bref, vous gagnez en sérénité et en efficacité (et qui n’en a pas besoin ?).
3. Les avantages de l’externalisation des notes de frais
👉 Gain de temps
Fini de courir après les justificatifs ou de perdre des heures à vérifier des lignes de dépenses. En externalisant, vous laissez ces détails à des pros. Vous pouvez enfin vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour développer votre activité. (Avouez, ça soulage rien que d'y penser, non ?)
👉 Accès à une expertise
Les règles fiscales et administratives autour des notes de frais peuvent être complexes (et franchement pénibles à suivre). Les assistantes administratives savent exactement comment les gérer, sans faux pas, et s’assurent que tout est carré.
👉 Réduction des coûts
Gérer ça en interne, c’est du temps, des outils, et potentiellement des erreurs coûteuses. L’externalisation ? C’est simple : vous payez juste pour un service efficace et précis, sans dépenses inutiles.
👉 Flexibilité des services
Que ce soit une période calme ou chargée, les assistantes administratives s’adaptent à vos besoins. Pas de surcharge pour vous ni pour votre équipe. (Et on sait à quel point ça peut faire toute la différence pendant les pics d’activité)
👉 Réduction des risques
Entre oublis, erreurs ou justificatifs manquants, ça peut vite devenir un casse-tête. Avec une assistante administrative, tout est sous contrôle et dans les règles. Résultat : moins de stress et plus de sérénité. (Ça donne envie de déléguer, pas vrai ?)
À savoir
Beaucoup de logiciels de gestion intègrent directement la fonctionnalité de gestion des notes de frais, si vous en utilisez un, renseignez-vous pour savoir s'il prend en charge cette gestion.
On résume tout ça ?
1️⃣ Une note de frais est un document permettant aux salariés de se faire rembourser des dépenses liées au travail.
2️⃣ Externaliser la gestion des notes de frais simplifie un processus complexe, réduit les erreurs, garantit la conformité et améliore la productivité en allégeant la charge de travail et les risques de fraude.
3️⃣ L’externalisation des notes de frais offre de nombreux avantages : gain de temps, réduction des coûts, accès à une expertise… Pour plus de sérénité et moins de stress pour se concentrer sur l'essentiel.
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion quotidienne :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n’avez pas le temps ou l’envie de gérer.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !