Vous en avez assez de perdre des heures sur des tâches administratives qui ne font pas avancer votre business ? (Oui, on vous voit là, à grincer des dents en pensant à vos factures et relances clients).
Et si, au lieu de vous encombrer avec tout ça, vous pouviez libérer du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : développer votre entreprise et chouchouter vos clients ?
L'externalisation de la gestion administrative, c’est la solution. Imaginez avoir une équipe dédiée de professionnels, qui s'occupe de tout ce qui vous encombre.
Trêve de blabla, on vous explique tout ça :
Au programme de cet article :
Qu’est-ce que l’externalisation de la gestion administrative ?
Quels sont les avantages ?
Quand faut-il envisager l’externalisation ?
Comment choisir son prestataire d’externalisation ?
1. Qu’est-ce que l’externalisation de la gestion administrative ?
L’externalisation administrative, c’est avoir une équipe qui bosse pour vous sans être dans vos bureaux. En clair, vous confiez à un prestataire externe toutes ces tâches administratives chronophages (et souvent ingrates) pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : développer votre entreprise.
C’est super pertinent si :
Vous voulez économiser sans recruter en interne
Vous n’êtes pas à jour sur toutes les obligations légales et administratives
Vous perdez du temps sur la paperasse (alors que vous pourriez être en train de signer des nouveaux contrats)
Ce n’est pas juste une question de décharger des tâches.
C’est une vraie stratégie pour optimiser vos ressources et booster la productivité de votre business. Vous gardez la main sur les décisions importantes, mais vous déléguez l’exécution à des pros.
Bref, c’est l’allié parfait pour souffler un peu, éviter les erreurs coûteuses et surtout, vous recentrer sur ce que vous faites de mieux.
2. Quels sont les avantages ?
Externaliser, ce n’est pas juste déléguer. C’est optimiser, simplifier, et souvent économiser.
En externalisant :
👉 Vous optimisez votre temps
La gestion administrative, c’est chronophage. Déléguer cette partie vous permet de libérer vos journées pour des missions à plus forte valeur ajoutée : développer vos projets, fidéliser vos clients ou renforcer vos équipes. (Fini les soirées à jongler avec des factures !)
👉 Vous réduisez les coûts fixes
Plutôt qu’embaucher un salarié avec des charges, des congés payés et tout le reste, vous payez uniquement pour ce qui est nécessaire. C’est du sur-mesure pour votre entreprise !
👉 Vous améliorez votre efficacité
Les personnes à qui vous confiez votre administratif connaissent les outils, les process et les réglementations sur le bout des doigts. Résultat ? Vos tâches sont bouclées dans les délais et sans erreurs.
👉 Vous gagnez en flexibilité
Vos besoins administratifs peuvent changer : pic d’activité, nouveaux projets… Avec l’externalisation, pas besoin de recruter ni de former en urgence. Vous ajustez les prestations selon vos besoins.
👉 Vous bénéficiez d’une expertise actualisée
Réglementations, normes, obligations fiscales : tout évolue. Les prestataires externes se tiennent à jour pour éviter les erreurs (et les sanctions). Vous êtes sûr que votre administratif est toujours en règle.
👉 Vous limitez le stress
La paperasse, c’est souvent source de tension. Déléguer, c’est vous libérer mentalement et vous concentrer sur l’essentiel. Et ça, ça n’a pas de prix.
3. Quand faut-il envisager l’externalisation ?
L’externalisation de la gestion administrative, c'est un vrai atout pour votre entreprise, mais encore faut-il savoir quand franchir le pas.
Quelques signes qui montrent qu'il est peut-être temps pour vous :
👉 Vous êtes débordé par la paperasse
Si vous passez vos journées à traiter des tâches administratives plutôt qu'avancer dans vos projets, il est clair qu’il est temps de déléguer. (On sait tous que le temps est précieux, non ?)
👉 Votre entreprise se développe et vous avez besoin de flexibilité
Votre entreprise est en pleine croissance et les processus internes n’arrivent plus à suivre, l’externalisation peut vous offrir la souplesse nécessaire pour continuer à évoluer sans surcharge. Plus vous grandissez, plus les besoins en gestion administrative se multiplient et une solution externe peut éviter de vous perdre dans cette masse.
👉 Vous souhaitez revoir vos coûts fixes
Quand vous externalisez, vous passez d’un coût fixe à une dépense flexible. Plus besoin de recruter, de former, ou d’investir dans des outils coûteux : vous ne payez que pour les heures réellement travaillées. Résultat ? Vos dépenses diminuent (et ça, c’est imbattable).
👉 Vous avez besoin d’un regard extérieur spécialisé
Si vous manquez d’expertise en gestion administrative, un professionnel externe peut vous apporter une vraie valeur ajoutée. Pourquoi s’encombrer d’un domaine qui n’est pas votre priorité ? Un expert saura optimiser vos processus pour vous.
Si vous vous retrouvez dans l’une de ces situations, l’externalisation de la gestion administrative est peut-être une solution à envisager !
4. Comment choisir son prestataire en gestion administrative ?
Un prestataire en gestion administrative , c'est un partenaire qui va gérer une partie de vos tâches essentielles, donc autant s'assurer qu'il ou elle soit vraiment à la hauteur !
Mais comment faire le bon choix ?
On vous liste quelques points à garder en tête pour éviter de tomber sur un prestataire qui ne répondra pas à vos attentes 😅
👉 L'expérience et la spécialisation
Quand vous cherchez un prestataire, il faut que ce soit quelqu’un qui connaisse son domaine. Demandez-lui ses références. Si vous êtes dans un secteur spécifique, n'hésitez pas à vérifier s'il a déjà travaillé avec des entreprises similaires à la vôtre.
👉 La réactivité et la communication
Vous n’avez pas de temps à perdre et un bon prestataire doit savoir vous répondre rapidement. S'il vous laisse dans l'attente pendant des jours, c'est un signe. L'idée est d'avoir une communication fluide. (Si vous avez l'impression que vous devez courir après lui, c’est probablement un mauvais signe !)
👉 Les services proposés
Ce que vous voulez, c’est un prestataire qui peut vraiment répondre à vos besoins. Qu’il ait la capacité de s’adapter à votre entreprise et vos processus. Vous n'avez pas besoin d'un expert en tout, mais d'un spécialiste capable de prendre en charge précisément ce que vous lui confiez (et surtout, qu’il sache s’organiser pour que vous puissiez vous concentrer sur vos priorités).
👉 Le rapport qualité/prix
Bien sûr, il faut que ça reste dans votre budget. Un bon prestataire ne doit pas forcément être le moins cher (sauf si vous avez trouvé un super deal, chanceux que vous êtes !), mais il doit offrir un service qui justifie le coût. C’est à vous de peser si ce qu’il propose vaut le prix.
On résume tout ça ?
1️⃣ L’externalisation administrative c’est lorsque vous déléguez les tâches chronophages pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise.
2️⃣ Cela vous permet d’optimiser votre temps, réduire les coûts et améliorer l’efficacité, tout en offrant flexibilité et expertise actualisée, pour moins de stress.
3️⃣ L'externalisation est idéale si vous êtes submergé par la paperasse, si vos équipes manquent de temps ou si votre entreprise a besoin de flexibilité et d'expertise.
4️⃣ Pour choisir le bon prestataire d’externalisation, privilégiez l'expérience dans votre secteur, une communication réactive, des services adaptés à vos besoins, et un rapport qualité/prix équilibré.
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n’avez pas le temps ou l’envie de gérer.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !