Étude de cas : Le Caré - Un espace de coworking soutenu par une assistante virtuelle

Entrepreneur dans l’âme, Radji Araye gère plusieurs entreprises depuis plus d’une dizaine d’année.

Parmi, elles, le coworking et centre de domiciliation Le Caré.

L’objectif est simple : permettre aux entrepreneurs d’avoir accès à un lieu pour travailler et centraliser leurs services supports, comme la domiciliation.

Avec des centaines de clients, le Caré est une réelle référence dans le domaine du coworking

Les besoins administratifs rencontrés

Sur les conseils de son expert comptable, Radji a fait appel à Dasmind pour être épaulé sur la gestion administrative du Caré, plus particulièrement sur la partie pré-comptabilité.

Après un premier rendez-vous, nous avons défini les missions chronophages sur lesquelles Radji passait trop de temps, au détriment de ses activités.

◉ La pré-paie

Avec différentes structures à son actif et plusieurs établissements physiques, Radji doit récolter et transmettre les variables de paie de ses salariés à son cabinet social, en respectant les délais légaux.

◉ La gestion des factures d’achats

Reçues par mail et par papier, les factures d'achats doivent être collectées, classées et surtout, payées pour éviter les litiges.

◉ Le suivi de la trésorerie

Pour assurer une vision claire et permettre la prise de décision, toutes les transactions doivent être suivies et classées dans un tableau de bord Excel.

La solution : une gestion optimisée grâce à une assistante virtuelle Dasmind

Pour gérer ces missions, Radji avait besoin d’une assistante autonome qui a l’habitude de gérer et mettre en place des procédures de travail minutieuse.

Ça tombe bien, ce sont aussi nos critères de recrutement.

Nous avons donc commencé la mission et mis en place plusieurs actions :

1. Mise en place du logiciel Pennylane

Pour faciliter la gestion commerciale et la transmission comptable, Radji a choisi Pennylane pour remplacer son suivi sur Excel. Ce qui permet à son assistante virtuelle de gérer plus rapidement la facturation.

2. Optimisation de la gestion des factures d’achats

Zeendoc et Pcloud étant déjà mis en place dans l’organisation, nous avons optimisé leur utilisation, pour éviter les doubles saisies, sans pour autant perdre des données.

📌 L’astuce qu’on donne à tous nos clients : Créez un dossier “À classer” où vous déposez tous les documents que vous recevez. Votre assistante se charge ensuite de les traiter comme il se doit.

3. Récolte des variables de paie :

L’assistante virtuelle de Radji s’occupe désormais d’assurer la collecte des variables de paie (calcul du nombre d’heures réalisées, détail des absences..) et les transmettre au cabinet social.

4. Organisation des emails

Avec une adresse mail dédiée, notre assistante virtuelle est en mesure de faire le tri des mails reçus, définir leur priorité, y répondre, les transférer aux bons interlocuteurs. Garantissant ainsi une communication fluide et réactive avec les clients et partenaires.