Comment assurer la continuité de votre activité sans votre assistante ?
- Lucie DUBARRY
- 24 juil.
- 6 min de lecture
Votre assistante part bientôt en congés et une question se pose : comment assurer la continuité de votre activité en son absence ? Plusieurs solutions s'offrent à vous :
⤷ Déléguer en interne
⤷ Recruter temporairement
⤷ Faire appel à une assistante virtuelle Dasmind
Mais laquelle est la meilleure option pour votre entreprise ? Il n'y a pas de solution universelle. Le choix idéal dépend de vos besoins. On vous explique tout.
Au programme de cet article :
Déléguer en interne
Recruter temporairement
Faire appel à une assistante virtuelle Dasmind
Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
1. Déléguer en interne
Quand votre assistante s'absente, vous pensez d'abord à déléguer ses tâches à vos employés restants. Cette solution vous paraît simple et peu coûteuse.
Les avantages
⤷ Zéro coût additionnel : Vous n'engagez pas de frais supplémentaires, ce qui peut sembler avantageux pour votre budget.
⤷ Réactivité immédiate si bien anticipée : Si les tâches sont clairement définies et vos équipes déjà briefées, la mise en place peut être très rapide.
⤷ Connaissance des processus et de la culture d’entreprise : Vos employés connaissent déjà l'entreprise, ses outils et méthodes de travail, ce qui facilite la reprise des tâches.
Les inconvénients
⤷ Risque de surcharge : Vos employés ont déjà leurs propres responsabilités. L'ajout de tâches risque d'entraîner stress et fatigue. Leur productivité pourrait baisser face à cette charge supplémentaire.
⤷ Compétences spécifiques parfois absentes : Les tâches administratives demandent des compétences particulières. Ce manque peut générer des erreurs, réduire l'efficacité et entraîner une perte de temps.
⤷ Tâches essentielles négligées faute de temps ou de priorisation : Vos employés risquent de ne pas donner priorité au travail de remplacement, même aux tâches importantes.
Résultat : des retards, des oublis et des problèmes dans la continuité de vos services.
Déléguer en interne est idéal si :
⤷ Votre assistante s'absente sur une courte durée (quelques jours). Dans ce cas, votre équipe peut facilement gérer le travail supplémentaire sans être débordée.
⤷ L’équipe est stable et disponible. Votre équipe doit avoir assez de temps et accepter volontairement ces tâches supplémentaires, sans que cela nuise à leur travail habituel.
⤷ Les tâches à couvrir sont simples ou peu sensibles. Ce sont des tâches ponctuelles, simples et qui ne demandent pas d'expertise particulière ni d'accès à des informations confidentielles.
2. Recruter temporairement
Une autre solution possible est de recruter une assistante temporaire en CDD, intérim, etc… pour la période d'absence de votre assistante.
Les avantages
⤷ Apport de ressources dédiées : Vous bénéficiez d'une personne physique dont la seule mission est de couvrir les tâches administratives.
⤷ Souplesse dans la durée de la mission : Le contrat de travail temporaire permet de s'adapter à la durée précise de l'absence, qu'elle soit courte ou longue.
⤷ Choix d'un profil adapté : Vous pouvez sélectionner une personne qui a exactement les compétences dont vous avez besoin pour les tâches à traiter.
Les inconvénients
⤷ Nécessite une formation rapide : Même avec une personne compétente, chaque entreprise a ses spécificités. Former la nouvelle recrue aux outils et méthodes de travail prend du temps.
⤷ Délai de recrutement (même en intérim) : Même en passant par une agence d'intérim, le processus de recrutement peut durer plusieurs jours ou semaines.
⤷ Moins de confidentialité / loyauté envers l’entreprise : Un employé temporaire a moins d'attachement à l'entreprise qu'un employé permanent. Il peut être difficile de créer rapidement une relation de confiance, surtout pour la gestion d'informations confidentielles.
Engager une assistante temporaire est idéal si :
⤷ L'absence est de longue durée (plus de deux semaines) : Dans ce cas, l'investissement en temps et en argent pour un recrutement se justifie davantage.
⤷ Vos processus sont bien documentés : Des processus clairs aident l’assistante temporaire à s'adapter rapidement et à travailler efficacement dès le départ.
⤷ Vous disposez d’un peu de temps pour intégrer la personne : Prévoyez du temps pour la formation et l'intégration, même pour un contrat de courte durée.
3. Faire appel à une assistante virtuelle Dasmind
Les entreprises choisissent de plus en plus l'assistante virtuelle pour sa flexibilité et son efficacité, surtout quand il faut remplacer leur assistante absente. Que ce soit pour un congé ou une absence imprévue, c'est une solution qui s'adapte rapidement à vos besoins.
Les avantages
⤷ Compétences spécialisées : Les assistantes virtuelles Dasmind sont des professionnelles spécialisées dans plusieurs domaines administratifs (RH, pré-comptabilité…).
⤷ Confidentialité et expertise garanties : Nos assistantes sont spécialement formées pour traiter vos informations confidentielles en toute sécurité.
⤷ Aucune gestion RH, ni formation à prévoir : Vous évitez toutes les démarches administratives d'embauche (contrat, paie, déclarations) et la formation. Notre assistante virtuelle est immédiatement opérationnelle.
⤷ Payez uniquement pour les tâches réalisées : Vous payez uniquement pour les heures travaillées. Sans charges sociales, congés ou équipement à fournir, votre budget reste parfaitement maîtrisé.
⤷ Flexibilité totale (volume horaire, durée…) : Nos services s'adaptent à tous vos besoins : quelques heures hebdomadaires, aide intensive de courte durée ou support ponctuel.
⤷ Continuité opérationnelle assurée par une assistante déjà formée et opérationnelle : Nos assistantes s'adaptent rapidement à vos besoins. Elles prennent immédiatement en charge les tâches, assurant une transition fluide et le maintien de votre productivité.
Les inconvénients
⤷ Coût horaire perçu comme plus élevé à court terme : Le coût horaire paraît plus élevé qu'un CDD, mais en incluant charges sociales, primes et coûts de recrutement/formation, l'assistante virtuelle devient plus économique.
Faire appel à une assistante virtuelle Dasmind est idéal si :
⤷ Les missions sont critiques ou sensibles : Vous avez besoin de gérer rapidement et sans erreur des tâches importantes comme les emails clients, la facturation ou les relances de paiement.
⤷ Vous avez besoin d’autonomie et de réactivité immédiate : Vous recherchez une professionnelle capable de s'adapter vite à votre environnement et de prendre des initiatives sur les tâches déléguées, sans nécessiter une supervision constante.
⤷ Vous recherchez un service premium et flexible, sans friction : Vous souhaitez une solution "clé en main" qui vous décharge de toutes les contraintes administratives avec la possibilité d'ajuster le service en fonction de l'évolution de vos besoins.
Il n'y a pas de "bonne" ou de "mauvaise" solution, il faut choisir une réponse adaptée à votre contexte.
📌 Pour vous aider à évaluer précisément vos besoins et à prendre la décision la plus éclairée, nous avons préparé un tableau comparatif détaillé. Il vous permettra d'évaluer vos besoins pour savoir quelle solution choisir :
Mais si vous cherchez de l’efficacité, de la sérénité et une continuité sans compromis alors, Dasmind est la solution la plus stratégique.
4. Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
Engager une assistante virtuelle est un processus simple et rapide, conçu pour vous offrir une solution immédiate à vos besoins, en particulier pendant les périodes de congés de vos salariés.
1️⃣ Réservez un rendez-vous en ligne
Lors de ce rendez-vous, nous échangerons sur vos objectifs et les défis spécifiques que l'absence de votre assistante vous pose. C'est l'opportunité idéale pour nous de comprendre précisément ce dont vous avez besoin de déléguer et de vous proposer une solution adaptée à cette période spécifique.
2️⃣ Choisissez la formule qui vous correspond
Que vous ayez besoin d'un support intensif ou juste de quelques heures par semaine pour assurer le strict minimum, nous avons des formules flexibles :
3️⃣ Un(e) assistant(e) dédié(e)
Une assistante dédiée à votre dossier sera désigné(e) pour vous accompagner.
4️⃣ Onboarding
Nous planifions un onboarding pour récolter tous les accès nécessaires (logiciels, processus, etc.) et comprendre les habitudes de travail de votre assistante.
5️⃣ Planification du créneau d’intervention
Nous travaillons en asynchrone, en respectant vos échéances, mais, nous pouvons adapter la planification si un créneau précis est nécessaire à votre fonctionnement. L'objectif est de s'aligner sur vos besoins.
6️⃣ Préparation du suivi
On met en place un gestionnaire des tâches + un rapport hebdomadaire pour suivre l'avancement des missions effectuées en l’absence de votre assistante.
Pour la communication :
Vous utilisez le mode de communication qui vous convient le mieux : appel, WhatsApp, mail ou visio…
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative notamment lorsque votre assistante est en congés :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n'aurez pas le temps ou l'envie de gérer en son absence.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !
