Quels sont les outils indispensables pour déléguer efficacement à distance ?
- Lucie DUBARRY
- 10 juil.
- 4 min de lecture
L’été a commencé, votre assistante habituelle part bientôt en congés et pour assurer la continuité de votre activité vous avez choisi de faire appel à une assistante virtuelle.
Mais comment bien travailler ensemble à distance ? Tout est dans les bons outils. Ces outils vous permettent de communiquer facilement, de partager des documents et de suivre les tâches en cours, à distance !
On vous partage tous nos outils favoris 👇🏻
Au programme de cet article de blog :
Les outils de communication
Les outils de gestion de projet et de tâches
Les outils de partage de fichiers et de stockage
Les outils de gestion des mots de passe
1. Les outils de communication
Votre assistante administrative est en congés et votre assistante virtuelle est entièrement à distance. Pour que cette collaboration soit aussi fluide et efficace qu'en présentiel, la communication est la clé. Chaque échange compte. Utiliser les bons outils, c'est garantir la clarté, éviter les malentendus et assurer une continuité opérationnelle parfaite, même pendant la période estivale.
Messagerie instantanée
La messagerie instantanée remplace les conversations de bureau que vous aviez avec votre assistante. Pour une collaboration à distance, c'est l'outil essentiel pour échanger rapidement. Parfaite pour les questions simples, les précisions immédiates et le partage de liens. Ce qui évite de perdre des informations dans une boîte mail surchargée et garde vos échanges bien organisés. Plus besoin d'attendre longtemps pour obtenir une information importante !
📌 Fixez vos horaires de disponibilité : Déterminez clairement quand vous et votre assistante virtuelle êtes disponibles pour échanger des messages. Cela aide à savoir quand attendre une réponse rapide et évite les frustrations.
⚒️ Les outils qu’on utilise :
L'e-mail est parfait pour les communications formelles, l'envoi de gros fichiers (rapports, devis), les instructions détaillées ou quand vous avez besoin de garder une trace écrite. Il complète bien la messagerie instantanée et permet d'échanger sans que votre assistante virtuelle soit disponible au même moment.
⚒️ Les outils qu’on utilise :
Visioconférence
La visioconférence est idéale pour vos réunions régulières, les discussions complexes ou pour faire des démonstrations en partageant votre écran. C'est le meilleur moyen de garder un contact humain et de renforcer votre relation de travail, même si vous êtes à distance.
Organisez une visio hebdomadaire : Prévoyez chaque semaine un appel vidéo de 30 minutes maximum. Ce n'est pas pour faire un rapport complet, mais pour discuter des priorités, résoudre les problèmes et valider ensemble les tâches importantes.
⚒️ Les outils qu’on utilise :
📌 Astuce : ajouter l’extension Fireflies pour garder des notes très précises de vos réunions !
2. Les outils de gestion de projet et de tâches
Pendant les congés de votre assistante habituelle, la bonne organisation devient essentielle. Votre assistante virtuelle a besoin d'instructions claires : quelles tâches et pour quand. Un bon outil de gestion de projet sert de tableau de bord pour suivre l'avancement des tâches sans avoir à demander constamment "où en es-tu?" et s'assure que rien n'est oublié.
Outils organisation des tâches
Ces plateformes sont parfaites pour organiser vos missions sous forme de tableaux, de listes ou de calendriers. Vous pouvez assigner des tâches spécifiques à votre assistante virtuelle, fixer des échéances précises, ajouter des descriptions détaillées, des pièces jointes et même des checklists étape par étape. La visualisation de l'avancement permet une compréhension rapide et complète de l'état des projets, sans avoir besoin de demander des comptes rendus constants.
📌 Faites un tableau avec 4 colonnes : "À faire", "En cours", "À valider" et "Terminé".
⚒️ Les outils qu’on utilise :
3. Les outils de partage de fichiers et de stockage
Pour travailler à distance, vous devez pouvoir partager facilement des documents, images et présentations. Un espace de stockage en ligne sécurisé est essentiel pour bien collaborer.
📌 Créez un dossier partagé sur Google Drive (ou Dropbox ou OneDrive) dédié à votre assistante virtuelle. Organisez-y des sous-dossiers clairs par type de document (ex: "Factures", "Clients", "Modèles"). Cela lui permettra d'accéder instantanément à ce dont elle a besoin et de déposer ses livrables au bon endroit.
⚒️ Les outils qu’on utilise :
4. Les outils de gestion des mots de passe
Pendant les vacances de votre assistante habituelle, votre assistante virtuelle à distance aura besoin d'accéder à vos outils en ligne : CRM, logiciel de facturation, etc. Pour être sûr de partager vos mots de passe de façon sécurisée, utilisez un gestionnaire de mots de passe. C'est comme un coffre-fort numérique qui vous permettra de partager vos informations en toute tranquillité.
⚠️ Envoyer vos identifiants par email ou message est très risqué !
⚒️ Les outils qu’on utilise :
📌 Astuce : Utilisez 1ty.me pour envoyer des données sensibles
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative notamment lorsque votre assistante est en congés :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n'aurez pas le temps ou l'envie de gérer en son absence.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !
