Comment travailler avec une assistante virtuelle à distance ?
- Lucie DUBARRY
- 26 juin
- 5 min de lecture
L'été approche à grands pas et avec lui, la saison des congés. Pour de nombreux dirigeants, cela rime avec une montagne de tâches administratives qui s'accumule, faute d'assistante pour les gérer. Mais si cette année vous envisagiez de faire appel à une assistante virtuelle pour cet été ?
On vous donne nos meilleurs conseils pour tirer le meilleur parti de cette collaboration à distance et vous garantir un été sans stress, même quand votre équipe est en vacances.
Au programme de cet article :
Adaptez vos canaux de communication
Structurez vos processus et utilisez des outils adaptés
Mettez en place un suivi régulier et constructif
Cultivez la confiance et l'autonomie
Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
1. Adaptez vos canaux de communication
Bien communiquer est essentiel quand on travaille à distance, surtout lorsque votre assistante habituelle est en congés et que la pression des tâches s'intensifie.
Au début de votre collaboration avec votre assistante virtuelle, prenez le temps de choisir ensemble de quelle manière vous allez communiquer au quotidien :
Les mails
Parfaits pour envoyer des documents, partager des informations complètes ou communiquer des décisions importantes. À utiliser quand la réponse n'est pas urgente.
La messagerie instantanée (Slack, WhatsApp)
Idéale pour les échanges courts et rapides : poser une question simple, donner une mise à jour rapide ou échanger des idées en direct quand il le faut.
Appels téléphoniques ou visioconférences (Zoom, Google Meet)
Indispensables pour les réunions importantes, expliquer des informations de manière plus approfondie et faire le point régulièrement.
📌 Conseil : Ne surchargez pas les canaux de communication. Définissez clairement quel outil utiliser pour quel type d'information afin d'éviter la confusion et de garantir que les messages importants ne se perdent pas, surtout si vous gérez des urgences estivales.
2. Structurez vos processus et utilisez des outils adaptés
Pour bien suivre les tâches que votre assistante gérait et permettre à votre assistante virtuelle de prendre le relais, il est important de mettre en place deux éléments clés : une méthode de travail claire et des outils adaptés.
Définir les tâches et les priorités
Quand vous confiez une tâche à votre assistante virtuelle, soyez précis. Donnez-lui tous les détails dont elle a besoin : ce qu'elle doit faire exactement, pour quand elle doit le faire et comment elle doit s'y prendre. Discutez ensemble de ce qui est le plus urgent afin qu'elle puisse prendre le relais efficacement et vous libérer du temps.
Utiliser un outil de gestion de tâches
Des plateformes comme Furious, Asana ou Monday permettent de visualiser l'avancement des projets, d'assigner des responsabilités, de fixer des deadlines et de partager des fichiers. Ces outils sont vos meilleurs alliés pour une visibilité totale et une tranquillité d'esprit, même à distance et en période de congés.
Documenter les processus
Pour les tâches récurrentes (facturation, suivi client, organisation d'événements...), prenez le temps de documenter les étapes à suivre et les consignes spécifiques. Cela permettra à votre assistante virtuelle de travailler de manière autonome et efficace, sans que vous ayez à intervenir constamment, même si vous êtes en vacances.
📌 Conseil : Choisissez un outil de gestion de tâches que vous et votre assistante virtuelle maîtrisez. L'objectif est la fluidité et l'autonomie pendant l'été, pas une complexité supplémentaire !
3. Mettez en place un suivi régulier et constructif
Faites régulièrement le point avec votre assistante pour vérifier que tout avance comme prévu et repérer rapidement les problèmes et points de blocages éventuels. Cela vous évitera des surprises de dernière minute.
Réunions de suivi
Planifiez des réunions régulières (par téléphone ou visioconférence) pour discuter des progrès, des priorités à venir, répondre aux questions et renforcer la collaboration. Ces points sont essentiels pour garder le cap durant l'été.
Feedback constructif
N'hésitez pas à donner un feedback clair et constructif sur le travail réalisé. Soulignez ce qui a bien fonctionné et proposez des pistes d'amélioration si nécessaire.
4. Cultivez la confiance et l'autonomie
Le travail à distance avec une assistante virtuelle repose sur la confiance mutuelle et sa capacité à travailler de manière autonome. C'est essentiel pour qu'elle puisse prendre le relais efficacement de votre assistante habituelle et vous permettre de vraiment vous libérer de cette tâche cet été.
Donner de l'autonomie
Une fois que votre assistante virtuelle a bien compris les tâches et les processus, laissez-lui l'espace nécessaire pour les réaliser. Faites-lui confiance, elle est là pour vous décharger de ces responsabilités, surtout pendant les congés de votre équipe.
Faire confiance à son expertise
Reconnaissez les compétences de votre assistante virtuelle et soyez ouvert à ses suggestions et à ses initiatives. Elle peut vous apporter des idées nouvelles et des méthodes d'organisation que vous n'auriez pas envisagées.
Être disponible en cas de besoin
Montrez-vous disponible pour répondre aux questions et apporter votre soutien lorsque c'est nécessaire. Une communication fluide est la clé d'une collaboration réussie pour assurer la continuité de votre activité.
5. Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
Engager une assistante virtuelle est un processus simple et rapide, conçu pour vous offrir une solution immédiate à vos besoins, en particulier pendant les périodes de congés de vos salariés.
1️⃣ Réservez un rendez-vous en ligne
Lors de ce rendez-vous, nous échangerons sur vos objectifs et les défis spécifiques que l'absence de votre assistante vous pose. C'est l'opportunité idéale pour nous de comprendre précisément ce dont vous avez besoin de déléguer et de vous proposer une solution adaptée à cette période spécifique.
2️⃣ Choisissez la formule qui vous correspond
Que vous ayez besoin d'un support intensif ou juste de quelques heures par semaine pour assurer le strict minimum, nous avons des formules flexibles :
2 heures par semaine
6 heures par semaine
10 heures par semaine
Formule sur mesure
3️⃣ Un(e) assistant(e) dédié(e)
Une assistante dédiée à votre dossier sera désigné(e) pour vous accompagner.
4️⃣ Onboarding
Nous planifions un onboarding pour récolter tous les accès nécessaires (logiciels, processus, etc.) et comprendre les habitudes de travail de votre assistante.
5️⃣ Planification du créneau d’intervention
Nous travaillons en asynchrone, en respectant vos échéances, mais, nous pouvons adapter la planification si un créneau précis est nécessaire à votre fonctionnement. L'objectif est de s'aligner sur vos besoins.
6️⃣ Préparation du suivi
On met en place un gestionnaire des tâches + un rapport hebdomadaire pour suivre l'avancement des missions effectuées en l’absence de votre assistante.
Pour la communication :
Vous utilisez le mode de communication qui vous convient le mieux : appel, WhatsApp, mail ou visio…
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative notamment lorsque votre assistante est en congés :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n'aurez pas le temps ou l'envie de gérer en son absence.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !
