Qui a besoin d’une assistante virtuelle ?
- Lucie DUBARRY
- 29 mai
- 4 min de lecture
Beaucoup de professionnels cherchent des solutions pour mieux gérer leur temps et se concentrer sur leurs priorités. Pour ça, il existe une solution de plus en plus populaire : l'assistance virtuelle.
Vous vous demandez peut-être si une assistante virtuelle pourrait vous être utile ? Cette solution n'est pas réservée aux grandes entreprises, au contraire, elle peut aider de nombreux professionnels.
On vous explique tout dans cet article.
Au programme de cet article :
Qui a besoin d’une assistante virtuelle ?
Quels domaines d’activités font le plus souvent appel à une assistante virtuelle ?
Analysez vos besoins
Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
1. Qui a besoin d’une assistante virtuelle ?
Les entrepreneurs surchargés de travail, les PME qui se développent et les indépendants débordés : nombreux sont ceux qui peuvent bénéficier d'une assistante virtuelle.
Une assistante virtuelle est une professionnelle qui fournit une assistance administrative et organisationnelle mais à distance.
Les profils qui font le plus souvent appel à une assistante virtuelle sont :
Les entrepreneurs débordés
Vous jonglez avec le développement de votre produit/service, la gestion des clients et bien souvent, une montagne de tâches administratives vous empêchent de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Une assistante virtuelle peut prendre en charge la gestion de votre agenda, la facturation, le suivi des mails, l'organisation de vos déplacements et bien plus encore.
Les petites ou moyennes entreprises en pleine croissance
Vous avez besoin d'aide pour gérer votre entreprise, mais embaucher quelqu'un à temps plein coûte trop cher (salaire, charges, équipements…). Travailler avec une assistante virtuelle est la solution idéale : elle travaille à distance donc pas de frais de bureau ou de matériel et elle s'adapte à vos besoins en vous aidant uniquement quand c'est nécessaire, avec les compétences dont vous avez besoin.
Les indépendants (freelances, etc.)
Votre temps est directement lié à votre revenu. Les tâches administratives, la gestion et la recherche de clients vous prennent un temps précieux. Une assistante virtuelle peut gérer ces tâches pour vous, vous permettant ainsi de vous concentrer sur vos clients et vos projets rémunérateurs.
Vous avez un besoin ponctuel
Vous avez besoin d'aide pour un projet spécifique, mais vous ne voulez pas embaucher quelqu'un à temps plein. Une assistante virtuelle peut être la solution idéale. Elle est flexible et moins coûteuse. Au lieu de surcharger vos employés avec des tâches qu'ils ne maîtrisent pas, vous pouvez faire appel à une assistante virtuelle qui a exactement les compétences dont vous avez besoin et ce uniquement pour la durée de votre projet.
2. Quels domaines d’activités font le plus souvent appel à une assistante virtuelle ?
Certains métiers font plus souvent appel à une assistante virtuelle que d'autres. Voici les domaines qui utilisent le plus ce service, selon leurs besoins :
La prestation de service en B2B
Les entreprises de services B2B (services aux entreprises) font souvent appel à des assistantes virtuelles pour être plus productives. Ces assistantes s'occupent de nombreuses tâches du quotidien, ce qui permet aux dirigeants de se concentrer sur l'essentiel de leur travail. Les missions le plus souvent déléguées sont :
→ La gestion de l’agenda
→ Le traitement des emails
→ Le suivi des clients (via un outil CRM)
→ La gestion des factures et des relances de paiement
→ etc…
Les entreprises de BTP
Dans le BTP (bâtiment et travaux publics), la gestion administrative peut être très chronophage. Les entreprises de ce secteur sollicitent régulièrement l’aide d’une assistante virtuelle pour prendre en charge de nombreuses tâches essentielles comme :
→ Le traitement des factures fournisseurs
→ L'organisation du planning d’interventions
→ Le suivi des documents (permis, assurances, etc…)
→ La communication entre les différents intervenants sur les chantiers
→ etc…
Les centres de formation
Les centres de formation font régulièrement appel aux assistantes virtuelles pour optimiser leur organisation et leur suivi administratif. Grâce à cette collaboration, ils bénéficient d'une gestion quotidienne efficace avec la prise en charge de :
→ L'organisation des plannings
→ Les relances clients (envoi d'emails de relance,…)
→ La gestion complète des inscriptions (suivi des dossiers, etc…)
→ etc…
Cette liste n'est pas exhaustive. En réalité, tout domaine d'activité qui implique des tâches administratives, organisationnelles ou de support répétitives et pouvant être réalisées à distance peut faire appel à une assistante virtuelle.
3. Analysez vos besoins
Pour vous aider à évaluer vos besoins et identifier les tâches que vous pourriez déléguer à une assistante virtuelle, nous avons préparé un tableau pratique juste ici :
4. Comment faire appel à une assistante virtuelle Dasmind ?
1️⃣ Réservez un rendez-vous en ligne
Lors de ce rendez-vous, nous échangeons sur vos objectifs et les défis auxquels vous êtes confronté. C’est l’opportunité idéale pour nous de comprendre vos besoins et de vous proposer des solutions adaptées.
2️⃣ Choisissez la formule qui vous correspond
2 heures par semaine
6 heures par semaine
10 heures par semaine
Formule sur mesure
3️⃣ Un(e) assistant(e) dédié(e)
Une assistante dédiée à votre dossier sera désigné(e) pour vous accompagner.
4️⃣ Onboarding
Nous planifions un onboarding pour récolter tous les accès nécessaires (logiciels, processus, etc.).
5️⃣ Planification du créneau d’intervention
Un créneau précis d’intervention est fixé pour que vous sachiez quand votre assistant(e) s’occupera de votre dossier. Si vous préférez travailler en asynchrone, sans créneau précis, c’est aussi possible !
6️⃣ Préparation du suivi
On met en place un gestionnaire des tâches + un rapport hebdomadaire pour suivre l'avancement des missions.
Pour la communication :
Vous utilisez le mode de communication qui vous convient le mieux : appel, WhatsApp, mail ou visio…
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n’avez pas le temps ou l’envie de gérer.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !
