Quelles sont les erreurs à éviter pour déléguer efficacement à une assistante virtuelle ?
- Lucie DUBARRY
- 17 juil.
- 4 min de lecture
Dernière mise à jour : 21 juil.
Déléguer à une assistante virtuelle, c'est une aide précieuse pour maintenir le cap quand votre assistante habituelle est en congés. Mais attention, ce n'est pas parce que c'est une solution "de remplacement" qu'il faut la prendre à la légère ! Beaucoup d'entrepreneurs font des erreurs qui peuvent transformer cette bouée de sauvetage en source de frustration supplémentaire, surtout quand la période est déjà délicate.
Alors, si vous vous apprêtez à confier des missions à une assistante virtuelle pour assurer la continuité de votre activité cet été, on vous explique les pièges à éviter absolument.
Au programme de cet article :
Ne pas définir clairement les tâches à déléguer
Ne pas choisir la bonne personne
Ne pas communiquer clairement les attentes
Ne pas accorder votre confiance et lâcher prise
Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
1. Ne pas définir clairement les tâches et les attentes
C'est l’erreur la plus fréquente et souvent la plus coûteuse. Le piège, c'est de vouloir tout déléguer. Pourtant, il est essentiel de bien choisir les tâches. Celles qui peuvent être déléguées sont souvent celles qui vous prennent du temps mais ne vous apportent pas de valeur stratégique.
Nos conseils
Pour trier efficacement vos tâches, utilisez la méthode Eisenhower. Elle classe les tâches selon deux critères :
⤷ Urgence
⤷ Importance
📌 Concentrez-vous sur les tâches non stratégiques à forte consommation de temps, comme l'administratif.
2. Ne pas choisir la bonne personne
Déléguez à une personne compétente. Ne vous contentez pas de choisir quelqu'un de sympa ou que vous connaissez. L'expertise est primordiale, sinon cela pourrait vous coûter cher en temps et en argent car vous devrez corriger ses erreurs.
Nos conseils
1️⃣ Vérifiez les compétences et l'expérience de l'assistante virtuelle
2️⃣ N'hésitez pas à jeter un œil aux avis clients sur ses précédentes missions
📌 Faites un test avant de vous engager. Proposez une petite tâche simple pour voir comment travaille l'assistante virtuelle. Vous pourrez ainsi vérifier ses compétences, sa vitesse et sa compréhension des consignes avant de lui confier le travail de votre assistante habituelle. Choisissez quelque chose de simple mais qui ressemble à ce que fait votre assistante tous les jours…
3. Ne pas communiquer clairement les attentes
Une fois la bonne personne choisie pour ce remplacement clé, travailler à distance exige une communication irréprochable. Sans préciser vos attentes, vous risquez la confusion et les retards, exactement ce que vous voulez éviter pendant les congés.
Nos conseils
1️⃣ Soyez très précis dans vos consignes. Pour chaque tâche, détaillez :
⤷ les outils nécessaires
⤷ les délais à respecter
⤷ le résultat que vous attendez
⤷ les personnes à contacter en cas de besoin
Plus vos instructions sont claires, plus votre assistante virtuelle pourra travailler de façon autonome.
2️⃣ Organisez des réunions courtes hebdomadaires pour vérifier l'avancement, répondre aux questions et faire des ajustements si besoin. Donner des retours constructifs est essentiel pour que votre assistante progresse correctement.
📌 Expliquez le "pourquoi" pour que votre assistante virtuelle comprenne l'objectif derrière une tâche et puisse prendre de meilleures initiatives et à anticiper les problèmes.
4. Ne pas accorder votre confiance et lâcher prise
C'est souvent le plus gros problème pour un entrepreneur. Après avoir confié une tâche, vous avez tendance à vouloir tout contrôler et vérifier chaque détail. Mais attention : votre assistante virtuelle est là pour vous faire gagner du temps, pas pour vous créer un nouveau travail de surveillance.
Nos conseils
1️⃣ Faites confiance à son expertise : vous avez choisi une professionnelle pour ses compétences, laissez-la les appliquer. Acceptez qu'elle puisse travailler différemment de votre assistante habituelle, mais avec la même efficacité.
2️⃣ Donnez-lui de l'autonomie : Une fois les tâches bien comprises et les processus définis, laissez-lui l'espace nécessaire pour travailler. Cela valorise son travail et lui permet de s'approprier les missions.
📌 Acceptez l'imperfection. Au début, il peut y avoir de petits ajustements ou des questions. C'est normal. Ne les laissez pas vous faire douter de la délégation. C'est une phase d'apprentissage pour les deux parties.
5. Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
Engager une assistante virtuelle est un processus simple et rapide, conçu pour vous offrir une solution immédiate à vos besoins, en particulier pendant les périodes de congés de vos salariés.
1️⃣ Réservez un rendez-vous en ligne
Lors de ce rendez-vous, nous échangerons sur vos objectifs et les défis spécifiques que l'absence de votre assistante vous pose. C'est l'opportunité idéale pour nous de comprendre précisément ce dont vous avez besoin de déléguer et de vous proposer une solution adaptée à cette période spécifique.
2️⃣ Choisissez la formule qui vous correspond
Que vous ayez besoin d'un support intensif ou juste de quelques heures par semaine pour assurer le strict minimum, nous avons des formules flexibles :
3️⃣ Un(e) assistant(e) dédié(e)
Une assistante dédiée à votre dossier sera désigné(e) pour vous accompagner.
4️⃣ Onboarding
Nous planifions un onboarding pour récolter tous les accès nécessaires (logiciels, processus, etc.) et comprendre les habitudes de travail de votre assistante.
5️⃣ Planification du créneau d’intervention
Nous travaillons en asynchrone, en respectant vos échéances, mais, nous pouvons adapter la planification si un créneau précis est nécessaire à votre fonctionnement. L'objectif est de s'aligner sur vos besoins.
6️⃣ Préparation du suivi
On met en place un gestionnaire des tâches + un rapport hebdomadaire pour suivre l'avancement des missions effectuées en l’absence de votre assistante.
Pour la communication :
Vous utilisez le mode de communication qui vous convient le mieux : appel, WhatsApp, mail ou visio…
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative notamment lorsque votre assistante est en congés :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n'aurez pas le temps ou l'envie de gérer en son absence.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !
