Gestion des impayés : comment STAR aid a structuré son suivi client

Tout commence en octobre 2007. Frédéric Gaudin, secouriste et formateur, et Mamodraza Mamodaly, urgentiste et ambulancier, fondent STAR aid à La Réunion.

Depuis, ils équipent et forment entreprises, collectivités et associations : vente, location et maintenance de défibrillateurs, formations aux gestes qui sauvent.

Leur énergie va au terrain, et c’est une assistante Dasmind qui les accompagne sur leur gestion des impayés et leur suivi administratif. 🔥

Secteur : Sécurité & secourisme

✅ Certifié Qualiopi

+1500 Entreprises équipées & formées

Le besoin : structurer la gestion des impayés

Entre les contrats de location et de maintenance à suivre dans la durée, les formations à facturer et des clients très variés, dont des acteurs publics, STAR aid avait besoin d'une organisation fiable.

Au programme : un suivi rigoureux des paiements, des relances menées avec tact et une vraie visibilité sur la trésorerie.

Pour Mamod et Frédéric, ce temps est mieux investi auprès de leurs clients que devant un fichier de suivi.

Les tâches déléguées à l'assistante Dasmind

Relances clients et suivi des paiements

Un suivi quotidien dans Axonaut et des relances auprès des entreprises, des associations et des OPCO, avec diplomatie et efficacité. La procédure est structurée et en partie automatisée.

Recouvrement

Le suivi des dossiers qui demandent une relance plus poussée, avec fermeté et sans abîmer la relation client.

Rapprochements bancaires

= Justifier chaque ligne du relevé bancaire (l'argent qui rentre et celui qui sort). Réalisés régulièrement, pour garder une vision claire de la trésorerie.

Dépôt et suivi des factures sur Chorus Pro

La facturation du secteur public passe par un portail dédié : l'assistante Dasmind dépose et suit les factures pour qu'aucune prestation ne reste impayée à cause d'un oubli.

Suivi de l'affacturage

Transmission des éléments, vérification des prises en charge et échanges avec le factor.

Mandats de prélèvement

Activation, modification et suivi des prélèvements pour les clients concernés.

Pilotage commercial

De la création des devis au suivi des contrats de location de défibrillateurs, chaque vente est correctement documentée et facturée.

Gestion de la boîte mail partagée

Suivi des échanges au quotidien et archivage des conversations terminées.

Les outils utilisés au quotidien

Les résultats : une gestion des impayés plus sereine

Client depuis mai 2024, STAR aid a réduit de 75% sont taux d'impayés grâce à son assistante Dasmind, sans compter les dizaines de jours gagnés sans avoir besoin de se concentrer sur leur gestion administrative!

Les mots de Frédéric Gaudin, co-fondateur de STAR aid

Nous travaillons avec Dasmind et plus particulièrement avec Gwenaelle, et son travail est tout simplement irréprochable. Gwenaelle gère pour nous les rapprochements bancaires avec une rigueur exemplaire. Tout est clair, suivi, structuré. Elle apporte une vraie visibilité sur la trésorerie et ça, pour un dirigeant, ça n’a pas de prix. Mais surtout, elle s’occupe des relances clients. Et là, la différence est nette : les factures en attente diminuent, les règlements rentrent, et la trésorerie respire. Elle relance avec fermeté et professionnalisme, sans jamais nuire à la relation client. Résultat : l’argent qui dort finit par rentrer. Externaliser cette partie administrative a été une décision stratégique. Gwenaelle est fiable, efficace et engagée. C’est un vrai soutien pour la gestion financière de l’entreprise. Je recommande sans hésitation.

Et vous, quelle tâche de suivi des paiements aimeriez-vous déléguer dès demain ?

• Les relances clients
• Les rapprochements bancaires
• Le suivi des prélèvements
• Le dépôt des factures sur les portails publics

Votre suivi des paiements prend plus de temps que vous ne voudriez ? Réservez votre appel de 30 minutes.