Quels sont les avantages d'engager une assistante virtuelle pendant les congés de votre assistante ?
- Lucie DUBARRY
- 13 juin
- 4 min de lecture
Vous cherchez une solution pour assurer la continuité de votre activité quand votre assistante partira en congés cet été ? Vous vous demandez si une assistante virtuelle peut réellement prendre le relais, surtout pendant les périodes critiques comme les vacances estivales ? La réponse est oui !
Faire appel à une assistante virtuelle vous garantit la continuité de votre activité face à l'absence de votre assistante. Elle vous aide non seulement à maintenir le cap pendant ses congés, mais elle assure aussi que votre entreprise ne soit pas impactée. On vous en dit plus dans l'article ci-dessous.
Au programme de cet article :
Profitez d’une flexibilité
Accédez à une expertise pour prendre le relais
Maintenez votre productivité et gagnez du temps
Profitez d’un accompagnement évolutif et adaptable
Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
1. Profitez d’une flexibilité
Faire appel à une assistante virtuelle vous offre une flexibilité inégalée pour gérer les périodes de congés de votre assistante. C'est une stratégie d'adaptation parfaite pour l'été.
Contrairement à une employée classique, vous ne la payez que pour les heures réellement travaillées. Vous décidez quand vous avez besoin d'aide pour assurer la continuité des tâches habituellement gérées par votre assistante.
Concrètement : Comparée à un recrutement en CDD pour un remplacement ponctuel, l’assistante virtuelle vous permet d'éviter les démarches administratives et les coûts souvent associés à une embauche classique, même temporaire, tels que :
→ Les congés payés
→ Les charges sociales (même pour un CDD court)
→ L'intégration et la formation rapide d'un nouveau salarié
→ Les coûts liés à un espace de travail temporaire, investissements en matériel, ect
Cette solution est idéale pour les TPE, PME et indépendants qui veulent gérer leurs dépenses tout en assurant une continuité opérationnelle durant les périodes de congés.
2. Accédez à une expertise pour prendre le relais
L'absence de votre assistante peut laisser un vide en termes de compétences spécifiques. Grâce à une assistante virtuelle, vous obtenez un accès immédiat à des compétences professionnelles sans avoir à embaucher quelqu'un en interne.
Ces professionnelles ont de l'expérience dans plusieurs domaines :
→ La pré-comptabilité
→ Les ressources humaines
→ La gestion administrative
→ La rédaction et mise en forme de documents
→ La maîtrise d'outils et logiciels spécialisés
Concrètement : Votre assistante est absente et personne n'a les compétences pour suivre les relances clients ou mettre à jour votre CRM ? Une assistante virtuelle peut prendre cette tâche en charge et même vous conseiller sur les meilleures pratiques à adopter.
3. Maintenez votre productivité et gagnez du temps
Sans votre assistante les tâches répétitives et chronophages risquent de vous submerger rapidement, entraînant une baisse importante de votre productivité. En confiant ces missions à une assistante virtuelle, vous pouvez évitez cette surcharge et continuer à vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.
Concrètement : Pendant que votre assistante virtuelle s'occupe des tâches que votre assistante habituelle gérait (gestion de la boîte mail, relance clients, gestion des notes de frais, préparation de devis…), vous pouvez vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée :
→ L'amélioration de votre offre et de votre service client
→ Le développement de nouveaux produits ou services
→ La recherche de nouveaux clients et le développement commercial
→ La réflexion stratégique et la vision à long terme de votre entreprise
→ etc.
Ce "dédoublement" de vos capacités vous permet de ne pas subir le poids de l'administratif à gérer pendant la période des vacances.
4. Profitez d’un accompagnement évolutif et adaptable
Votre entreprise ne s'arrête pas quand votre assistante prend ses congés. Ces périodes peuvent même révéler des besoins ponctuels et urgents que l'assistante virtuelle peut combler, en s'adaptant en temps réel. C'est là que l'externalisation se révèle un atout stratégique majeur.
Concrètement, cet accompagnement s'adapte à vos urgences du moment comme la période de congés en été. Un soutien est mis en place pour remplacer l'assistante absente. L'objectif est de gérer les tâches administratives quotidiennes (gestion de la boîte mail, suivi des dossiers, etc.) afin que vous ne soyez pas submergé(e) par la charge qui vous revient en son absence. L'accompagnement est focalisé sur l'essentiel pour assurer la continuité sans accroc.
5. Comment faire appel à une assistante virtuelle ?
Engager une assistante virtuelle est un processus simple et rapide, conçu pour vous offrir une solution immédiate à vos besoins, en particulier pendant les périodes de congés de vos salariés.
1️⃣ Réservez un rendez-vous en ligne
Lors de ce rendez-vous, nous échangerons sur vos objectifs et les défis spécifiques que l'absence de votre assistante vous pose. C'est l'opportunité idéale pour nous de comprendre précisément ce dont vous avez besoin de déléguer et de vous proposer une solution adaptée à cette période spécifique.
2️⃣ Choisissez la formule qui vous correspond
Que vous ayez besoin d'un support intensif ou juste de quelques heures par semaine pour assurer le strict minimum, nous avons des formules flexibles :
2 heures par semaine
6 heures par semaine
10 heures par semaine
Formule sur mesure
3️⃣ Un(e) assistant(e) dédié(e)
Une assistante dédiée à votre dossier sera désigné(e) pour vous accompagner.
4️⃣ Onboarding
Nous planifions un onboarding pour récolter tous les accès nécessaires (logiciels, processus, etc.) et comprendre les habitudes de travail de votre assistante.
5️⃣ Planification du créneau d’intervention
Nous travaillons en asynchrone, en respectant vos échéances, mais, nous pouvons adapter la planification si un créneau précis est nécessaire à votre fonctionnement. L'objectif est de s'aligner sur vos besoins.
6️⃣ Préparation du suivi
On met en place un gestionnaire des tâches + un rapport hebdomadaire pour suivre l'avancement des missions effectuées en l’absence de votre assistante.
Pour la communication :
Vous utilisez le mode de communication qui vous convient le mieux : appel, WhatsApp, mail ou visio…
On travaille ensemble ?
Chez Dasmind, on prend en charge votre gestion administrative notamment lorsque votre assistante est en congés :
→ Vos emails et messageries
→ L'édition de vos factures
→ Les RDV pros et persos
→ Votre pré-comptabilité
→ Vos relances clients
→ Votre pré-paie
En bref, toutes les tâches que vous n'aurez pas le temps ou l'envie de gérer en son absence.
On se fera un plaisir de vous présenter tout ça au cours d’un échange !
