Le CARé : digitaliser un coworking avec une assistante administrative et virtuelle
- 4 avr. 2025
- 3 min de lecture
Dernière mise à jour : 11 mars
Entrepreneur dans l’âme, Radji Araye gère plusieurs entreprises depuis plus de dix ans, parmi elles : Le CARé, l'espace de coworking de référence à Sainte-Clotilde.
Son quotidien est une fourmilière : accueillir les nouveaux membres, animer la communauté et veiller au bon fonctionnement de ce lieu de vie.
Mais comme tout dirigeant de TPE, Radji se retrouvait souvent submergé par le "back-office".
Entre les factures éparpillées et une boîte mail qui déborde, il sentait que l'administratif freinait son énergie. Il avait besoin d'un bras droit pour passer à la vitesse supérieure.
Le témoignage de Radji :
Le besoin : Sortir de la gestion artisanale
Radji cherchait à professionnaliser sa structure pour ne plus subir son administratif. Ses objectifs étaient clairs :
Digitaliser la comptabilité : Partir de zéro pour installer un outil moderne et collaboratif.
Maîtriser les RH : Fiabiliser les éléments de paie sans y passer ses nuits.
Dompter sa boîte mail : Ne plus laisser passer aucune demande client.
C’est pour répondre à ce besoin de structuration que notre solution de gestion administrative externalisée a été déployée.
Les missions : Une transformation digitale menée par Gwenaëlle, son assistante administrative et virtuelle dédiée
Pour Radji, l'intervention de notre assistante administrative et virtuelle a été un véritable saut dans le futur. Voici les chantiers prioritaires que nous avons gérés :
1. La mise en place de Pennylane
C’est le projet majeur. Avant Dasmind, la gestion était manuelle. Nous avons déployé et paramétré Pennylane de A à Z. Aujourd'hui, Radji dispose d'un outil tout-en-un où tout est automatisé : flux bancaires, facturation et interface avec l'expert-comptable. Un gain de visibilité immédiat !
2. Gestion des variables de paie
Chaque mois, l'erreur n'est pas permise. Notre assistante prépare et transmet les variables de paie (primes, absences, tickets resto) pour garantir des bulletins de salaire impeccables et envoyés en temps et en heure.
3. Gestion de la boîte mail et secrétariat
Pour que Radji puisse se concentrer sur ses clients présents à l'espace, nous assurons la gestion de ses emails. Nous trions, répondons aux demandes de renseignements et organisons son agenda. C'est une aide administrative qui lui rend plusieurs heures de liberté par jour.
4. Archivage sur Zeendoc et pCloud
Nous avons structuré son archivage numérique. Chaque document est indexé sur Zeendoc pour la partie légale et stocké sur pCloud pour le partage interne.
📌 L’astuce qu’on donne à tous nos clients : Créez un dossier “À classer” et déposez-y tous vos documents reçus. Votre assistante se charge ensuite de les traiter et de les classer.
Les résultats : Un dirigeant serein et un coworking qui scale
Grâce à cette délégation administrative, Radji a retrouvé son rôle de chef d'entreprise :
✅ Zéro retard : La comptabilité et la paie tournent comme une horloge sur Pennylane.
✅ Esprit libre : Sa boîte mail n'est plus une source de stress, il sait que les urgences sont traitées par son assistante.
✅ Structure solide : Le CARé dispose maintenant de processus dignes d'une grande entreprise, tout en restant une structure agile.
Pour Radji, l'assistante administrative et virtuelle, c'est le levier qui lui a permis de passer d'une gestion "au jour le jour" à une stratégie de croissance sereine.
Et vous, gérez-vous votre entreprise comme Radji ? 🧐
Faites le test pour voir s'il est temps de changer d'ère :
Quelle est la première chose que vous faites en ouvrant votre ordinateur ?
Je soupire devant mes 200 mails non lus.
Je cherche désespérément mes factures pour le comptable
Je stresse sur mes calculs de paie pour la fin du mois.
Je regarde mon tableau de bord mis à jour par mon assisante!
Vous voulez qu'on s'occupe de la mise en place de vos outils comme pour Radji ? Prenons 15 minutes pour en parler !
